UFD, distribuidora eléctrica del grupo Naturgy y una de las principales compañías del sector energético en España, gestiona la red de distribución de electricidad en varias comunidades autónomas, garantizando un suministro seguro, eficiente y sostenible para más de 3,8 millones de personas. Su apuesta por la innovación tecnológica y la mejora continua de sus procesos le permite ofrecer un servicio de alta calidad, adaptado a las exigencias actuales del mercado.
El reto de UFD en la gestión de notificaciones
En su operativa diaria, UFD gestiona un volumen muy elevado de notificaciones procedentes de distintas Administraciones Públicas, lo que representa un desafío importante en términos de control, eficiencia y seguridad jurídica.
Por una parte, el seguimiento de las comunicaciones resultaba complejo debido al alto número de notificaciones recibidas y a la dispersión territorial de sus sedes. Por otra, la asignación manual de cada comunicación al trámite correspondiente exigía una importante dedicación de tiempo y recursos, además de incrementar el riesgo de errores, retrasos u olvidos en su tramitación.
Aspecto clave:Una gestión manual de notificaciones podía derivar en incumplimientos de plazos y posibles sanciones, afectando tanto a la eficiencia interna como a la seguridad jurídica de la compañía.
EdasNEO: automatización de notificaciones electrónicas
Con el objetivo de mejorar su eficiencia operativa, optimizar la gestión de notificaciones y reforzar el cumplimiento normativo, UFD necesitaba una solución capaz de automatizar el proceso completo, reducir la carga manual y asegurar una asignación ágil y fiable de cada comunicación.
Para ello, UFD apostó por EdasNEO, la solución de automatización inteligente de Notificaciones Electrónicas de ZeroComa, al tratarse de una plataforma robusta y ampliamente implantada en organizaciones con necesidades similares.
Uno de los elementos determinantes en su elección fue la amplitud de la base de organismos controlados por la plataforma, así como la facilidad y el bajo coste para incorporar nuevos organismos, especialmente ayuntamientos de tamaño medio. Este punto resultaba especialmente relevante para UFD por su elevada actividad en este ámbito.
Implantación y funcionalidades desarrolladas
Desde su puesta en marcha, EdasNEO ha transformado de forma significativa la gestión de notificaciones en UFD. Se han dado de alta 16 usuarios y se han configurado 24 reglas de asignación automática, permitiendo que cada notificación se dirija al usuario correspondiente mediante el análisis de metadatos y contenido.
Además, se desarrollaron funcionalidades específicas para adaptarse a las necesidades de la compañía. Entre ellas destaca la integración de notificaciones en papel digitalizadas mediante una aplicación de Canon, lo que permite incorporarlas al mismo circuito de gestión que las notificaciones electrónicas.
Asimismo, la solución incorpora un módulo que facilita la transferencia automática de notificaciones a otras herramientas corporativas, garantizando la integración con los sistemas internos y la continuidad de los procesos.
Resultados y beneficios obtenidos
Hasta la fecha, la plataforma ha gestionado con éxito más de 72.000 notificaciones procedentes de 38 sedes distintas, reforzando de manera notable el control, la trazabilidad y la eficiencia operativa de UFD.
Principales beneficios:
- Cumplimiento normativo reforzado: reducción del riesgo de sanciones gracias a una gestión automatizada, fiable y en tiempo real.
- Ahorro de tiempo y optimización de recursos: disminución drástica de las tareas manuales, con un ahorro superior a 1.200 horas de trabajo.
- Mayor eficiencia y precisión: automatización del ciclo completo de gestión, evitando errores, olvidos o retrasos.
- Reducción de costes operativos: mejora global del proceso mediante la automatización y la integración con los sistemas existentes.
Testimonio de UFD
“EdasNEO es una plataforma muy robusta, cuya base de organismos que controlan es con diferencia la más amplia del mercado. Gracias a la automatización que ofrece y a su integración con nuestros sistemas informáticos, hemos conseguido una notable mejora de la eficiencia del proceso y una importante reducción de costes.”
Fernando Flaño – Tecnología y Sistemas
En ZeroComa nos enorgullece acompañar a UFD en su proceso de transformación digital, ayudándole a optimizar su operativa y a garantizar un cumplimiento normativo impecable en un sector clave para la economía y la sociedad.
Conoce más sobre nuestra solución para la automatización de Notificaciones Electrónicas.
