Dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social y cumplir las obligaciones en materia de prevención de riesgos laborales antes de su incorporación no es una mera formalidad. Se trata de una obligación legal que puede tener importantes consecuencias económicas e incluso penales si se produce un accidente. Tramitar el alta un minuto después de que el empleado haya comenzado a trabajar ya supone un incumplimiento.
En Laver detectamos este error con más frecuencia de la esperada. Normalmente no se debe a un descuido, sino a la urgencia: una incorporación que se adelanta, un sustituto que comienza el mismo día o una contratación decidida a última hora. El resultado, sin embargo, es idéntico: un trabajador prestando servicios sin el alta tramitada y una empresa expuesta a sanciones graves o muy graves si ocurre cualquier incidente.
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El sistema de la Seguridad Social registra con exactitud la fecha y la hora en la que se comunica cada alta. No se trata de un dato aproximado, sino de un sello horario que la Inspección de Trabajo puede comprobar en cualquier momento.
Por este motivo, si un trabajador empieza su jornada a las 9:00 y el alta se tramita a las 9:15, existe un incumplimiento acreditado, aunque la diferencia sea de solo unos minutos. La Administración puede comparar esa información con el registro horario, los fichajes o cualquier comunicación interna de la empresa.
Atención
El alta debe estar tramitada antes del primer minuto de trabajo. La firma del contrato o la comunicación de la incorporación a la asesoría no sustituyen el alta efectiva en la Seguridad Social.
Existe, además, una situación especialmente delicada que muchas empresas no tienen en cuenta: el trabajador puede sufrir un accidente durante el desplazamiento al centro de trabajo en su primer día. Si todavía no se ha comunicado el alta, la empresa puede quedar expuesta a importantes responsabilidades económicas y sancionadoras.
Hace unos meses, una empresa del sector logístico contactó con Laver después de recibir una notificación de la Inspección de Trabajo. Había contratado con urgencia a un trabajador para cubrir una baja médica. El empleado comenzó por la mañana, pero el alta se tramitó durante la tarde, cuando la anterior asesoría recibió la documentación.
La Inspección detectó la diferencia horaria en el sistema de la Tesorería General de la Seguridad Social y la empresa recibió una sanción de 2.000 euros. Afortunadamente, no se produjo ningún accidente. De haber ocurrido, las consecuencias podrían haber sido mucho más graves.
Antes de que un nuevo empleado comience a trabajar, la empresa debe tener resueltos dos ámbitos diferentes: el alta en la Seguridad Social y las obligaciones relacionadas con la prevención de riesgos laborales.
Ambas obligaciones son independientes. Cumplir una de ellas no sustituye ni compensa el incumplimiento de la otra.
El alta debe comunicarse antes de que comience la prestación de servicios. La Tesorería General de la Seguridad Social permite tramitarla con una antelación máxima de 60 días.
Por tanto, no existe una razón técnica u operativa que justifique realizarla después del inicio de la actividad. Cuando la contratación sea urgente, puede tramitarse con pocas horas de margen, pero siempre antes de que el trabajador empiece.
Datos necesarios para tramitar el alta
Cuando la empresa trabaja con una asesoría laboral, debe comunicar la nueva contratación con tiempo suficiente para que el alta pueda tramitarse antes de la incorporación.
Una comunicación realizada a las 8:45 para que el empleado comience a las 9:00 no proporciona un margen operativo razonable para comprobar la documentación, resolver posibles incidencias y gestionar correctamente el alta.
La Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales, obliga a las empresas con trabajadores a organizar y gestionar la actividad preventiva, con independencia de su tamaño o sector.
Antes de que una persona acceda por primera vez a su puesto de trabajo, deben haberse cumplido las obligaciones preventivas correspondientes.
El puesto debe contar con una evaluación de riesgos actualizada que identifique los peligros específicos asociados a las funciones y las medidas preventivas que deben aplicarse.
El trabajador debe recibir información y formación sobre los riesgos de su puesto y sobre las medidas de prevención aplicables. Esta formación debe quedar correctamente documentada.
Cuando el puesto requiera equipos de protección individual, como guantes, calzado de seguridad, casco o gafas protectoras, estos deben entregarse antes del inicio de la actividad.
También deben facilitarse las instrucciones necesarias para su utilización y dejar constancia documental de la entrega, normalmente mediante la firma del trabajador.
En determinados puestos o ante riesgos específicos puede resultar obligatorio realizar un reconocimiento médico previo o inicial.
Importante
Estas obligaciones no deberían resolverse sobre la marcha. Requieren una planificación previa y un sistema preventivo activo. Cada contratación realizada sin esta preparación incrementa el riesgo de incumplimiento.
La normativa permite organizar la prevención de riesgos laborales mediante diferentes modalidades. Para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas, la opción más habitual consiste en contratar un Servicio de Prevención Ajeno.
Un Servicio de Prevención Ajeno, conocido como SPA, es una entidad externa acreditada que asume las funciones preventivas concertadas con la empresa.
Todas las empresas con al menos un trabajador deben tener organizada la prevención. La modalidad concreta dependerá del número de empleados, la actividad desarrollada y los riesgos existentes.
En muchas pymes, contratar un SPA es la alternativa más eficiente, ya que permite externalizar la gestión preventiva, acreditar el cumplimiento normativo y mantener actualizada la documentación necesaria.
Funciones habituales de un Servicio de Prevención Ajeno
Un taller mecánico con cuatro empleados contactó con Laver después de recibir un requerimiento durante una visita rutinaria de la Inspección de Trabajo. No tenía contratado un SPA ni disponía de documentación preventiva.
No existía evaluación de riesgos y ninguno de los trabajadores había recibido formación en prevención. La regularización tuvo que realizarse de manera urgente y resultó mucho más costosa que haber contratado y mantenido el servicio preventivo desde el inicio.
El régimen sancionador se encuentra regulado en el Real Decreto Legislativo 5/2000, por el que se aprueba la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. Las infracciones en materia de Seguridad Social y prevención de riesgos laborales pueden calificarse como leves, graves o muy graves.
No dar de alta al trabajador antes de iniciar la actividad
Calificación: grave.
Sanción: de 751 a 7.500 euros por trabajador.
Tramitar el alta después del inicio de la jornada
Calificación: grave.
Sanción: de 751 a 7.500 euros por trabajador.
Accidente laboral de un trabajador sin alta previa
Calificación: muy grave, según las circunstancias.
Consecuencias: sanciones económicas, responsabilidad por prestaciones, responsabilidad civil y, en determinados casos, responsabilidad penal.
Incumplimientos en prevención de riesgos laborales
Calificación: grave o muy grave.
Sanción: puede alcanzar los 225.018 euros, dependiendo de la gravedad de los hechos.
No disponer de la organización preventiva exigible
Calificación: grave, sin perjuicio de que pueda agravarse por otras circunstancias.
Sanción: dependerá de la infracción concreta y del nivel de riesgo generado.
La sanción económica representa solo una parte del riesgo. Si se produce un accidente grave y el trabajador no estaba dado de alta, la empresa puede tener que responder directamente por las prestaciones y los daños ocasionados.
Cuando exista una negligencia grave, también podrían derivarse responsabilidades para los administradores o responsables de la empresa.
El error más habitual no suele deberse al desconocimiento de la obligación de dar de alta al trabajador, sino a la falta de un procedimiento interno bien definido.
Muchas empresas no tienen establecido cuándo debe comunicarse una contratación, quién debe enviar la documentación o cómo debe coordinarse la incorporación con la asesoría y el servicio de prevención. En situaciones urgentes, alguno de estos pasos puede quedar pendiente.
Primera regla: comunicar la incorporación con antelación
La contratación debería comunicarse a la asesoría laboral con un mínimo de 24 horas de margen. Cuando exista una urgencia, deberá informarse inmediatamente, pero siempre antes de que el trabajador comience a prestar servicios.
Segunda regla: revisar la prevención antes del inicio
La empresa debe confirmar que la evaluación de riesgos está actualizada y que la formación, la información preventiva y la entrega de equipos están organizadas antes de la incorporación.
Tercera regla: diferenciar contrato y alta
Firmar el contrato no equivale a dar de alta al trabajador. Son trámites diferentes que deben coordinarse. El contrato puede formalizarse antes de la incorporación, pero el alta debe estar tramitada antes de que empiece el trabajo.
Criterio de Laver
En las empresas con las que trabajamos establecemos un protocolo claro para comunicar las nuevas contrataciones. El departamento de recursos humanos o la persona responsable dispone de un canal directo con nuestro equipo laboral para gestionar el alta antes de cada incorporación. Cuando existe este procedimiento, el riesgo se reduce considerablemente. Cuando no existe, la empresa permanece expuesta.
El alta puede comunicarse hasta 60 días antes del inicio de la prestación de servicios. El requisito esencial es que esté tramitada antes del primer minuto de trabajo.
No existe un número mínimo de horas de antelación, aunque en la práctica es aconsejable gestionarla con al menos 24 horas de margen para poder resolver posibles errores documentales o incidencias técnicas.
La falta de alta previa puede generar importantes consecuencias para la empresa. Además de la sanción administrativa, puede exigirse responsabilidad por las prestaciones, recargos, indemnizaciones y daños derivados del accidente.
Dependiendo de las circunstancias y del grado de negligencia, también podrían existir responsabilidades civiles o penales.
Todas las empresas con al menos un trabajador deben tener organizada la prevención de riesgos laborales. No existe una exención general por contar con una plantilla reducida.
Lo que puede variar es la modalidad preventiva. En empresas pequeñas y con actividades de bajo riesgo, el empresario podría asumir personalmente determinadas funciones si cumple los requisitos legales. No obstante, la obligación de gestionar la prevención existe desde la contratación del primer empleado.
La formación y la información necesarias para evitar la exposición a los riesgos específicos del puesto deben proporcionarse antes de comenzar la actividad.
La empresa no debería permitir que el trabajador realice tareas para las que todavía no ha recibido las instrucciones preventivas, la formación o los equipos de protección necesarios.
Entre otra documentación, la Inspección puede requerir:
Si alguno de estos documentos no existe, está incompleto o no se encuentra actualizado, la empresa puede estar incurriendo en un incumplimiento.
También puede solicitarse la justificación de que la formación se impartió dentro de la jornada laboral o, cuando se realizó fuera de ella, la documentación que acredite la compensación correspondiente.
Las dos situaciones descritas —el alta tramitada fuera de plazo y la ausencia de una correcta organización preventiva— pueden evitarse mediante planificación, coordinación y un procedimiento interno adecuado.
No requieren necesariamente grandes inversiones. Lo fundamental es anticiparse y asegurarse de que cada incorporación se gestiona correctamente antes de que el trabajador comience su actividad.
En Laver gestionamos las altas en la Seguridad Social antes de la incorporación de los trabajadores, coordinamos las actuaciones con los servicios de prevención y avisamos a las empresas cuando se producen cambios normativos que afectan a sus obligaciones laborales.
Si tu empresa todavía no tiene contratado un Servicio de Prevención Ajeno o no sabes si la documentación preventiva está actualizada, podemos revisar la situación y ayudarte a regularizarla.
¿Necesitas revisar el proceso de contratación de tu empresa o contratar un Servicio de Prevención Ajeno?
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