Factura electrónica B2B obligatoria: todo lo que tu empresa necesita saber sobre el nuevo reglamento

La aprobación del Real Decreto 238/2026 marca un antes y un después en la facturación entre empresas y profesionales. La factura electrónica deja de plantearse como una alternativa para pasar a configurarse como una exigencia legal. Pero el cambio no afecta solo al formato: el nuevo modelo modifica de forma profunda la emisión, recepción, aceptación y pago de las facturas, enlazando todo el proceso con la Administración.

Qué regula el nuevo reglamento de facturación electrónica

El RD 238/2026 fija la obligación general de utilizar factura electrónica estructurada en las operaciones B2B realizadas en España. La norma persigue cuatro grandes finalidades: extender el uso de la factura estructurada en las relaciones entre empresarios y profesionales, reforzar la trazabilidad de todo el ciclo de la factura, mejorar el control de los plazos de pago para combatir la morosidad y acelerar la digitalización de los procesos empresariales y profesionales.

A quién alcanza la obligación

Quedan sometidos a esta obligación los empresarios y profesionales que ya deban expedir factura conforme al Reglamento de facturación, cuando el destinatario sea otro empresario o profesional con sede de actividad, establecimiento permanente, domicilio o residencia habitual en España.

No obstante, la obligación no resulta aplicable en determinados supuestos. Entre ellos figuran las facturas simplificadas, salvo las cualificadas, determinadas actividades reguladas como las del mercado eléctrico, gas y sistemas IATA, así como otras operaciones que puedan quedar excluidas por orden ministerial.

Cómo se emiten y reciben las facturas: Sistema SEFE

El Sistema Español de Factura Electrónica, conocido como SEFE, se articula a través de dos canales. Por un lado, podrán utilizarse plataformas privadas de intercambio, siempre que cumplan las exigencias técnicas, de seguridad e interoperabilidad previstas en la norma. Por otro, existirá la Solución Pública de Factura Electrónica o SPFE, gestionada por la AEAT, gratuita y concebida tanto como medio de emisión y recepción como repositorio común de facturas e información sobre pagos.

Cuando no exista un acuerdo expreso para utilizar una plataforma privada, se entenderá que la vía aplicable por defecto será la SPFE.

Formato y requisitos técnicos

La factura electrónica deberá consistir en un mensaje electrónico estructurado que garantice autenticidad, integridad e identificación única. El reglamento admite varias sintaxis: UBL, como sintaxis de referencia de la SPFE, CII, EDIFACT y Facturae.

Además, las plataformas deberán poder transformar las facturas entre los distintos formatos admitidos para asegurar la interoperabilidad. Cada factura tendrá que incorporar, de forma obligatoria, el NIF del emisor, el número, la serie y la fecha.

Obligaciones principales para empresas y profesionales

Entre las obligaciones más relevantes destaca la necesidad de emitir y recibir las facturas B2B en formato electrónico estructurado. Si para la emisión se recurre a una plataforma privada, deberá remitirse además una copia fiel en formato UBL a la SPFE.

Igualmente, cuando la recepción se realice a través de plataforma privada, será necesario publicar el punto de entrada correspondiente. Si no se facilita esa información, se presumirá que el punto de entrada es la SPFE.

Estados de la factura: la gran novedad

Uno de los aspectos más relevantes del nuevo sistema es la obligación del destinatario de comunicar el estado de cada factura. Entre los estados obligatorios figuran la aceptación o el rechazo, con indicación de la fecha correspondiente, y el pago efectivo, con la fecha real en la que se haya producido el abono.

Además, esta información deberá comunicarse a la SPFE incluso cuando se haya empleado una plataforma privada. El plazo máximo para hacerlo será de cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales. Tanto el rechazo como el pago completo deberán trasladarse siempre a la SPFE, aunque el destinatario podrá autorizar a su plataforma para actuar en su nombre.

Cálculo de los plazos de pago

El plazo de pago deberá calcularse conforme a la normativa sobre lucha contra la morosidad, aplicando las reglas específicas previstas según el tipo de operación. Cuando la factura no recoja la fecha de la operación, se tomará como referencia la fecha de expedición. En el ámbito de las obras de edificación, además, se contemplan reglas concretas para los supuestos en los que exista una retención del 5%.

Calendario de aplicación

Aunque la norma ya ha entrado en vigor, su aplicación efectiva será gradual y quedará vinculada a la publicación de la Orden Ministerial de desarrollo de la SPFE. A partir de ese momento comenzará el cómputo de los plazos para el cumplimiento obligatorio.

En una primera fase, esa publicación activará el calendario de implantación. Doce meses después, la obligación plena alcanzará a las empresas con una facturación superior a 8 millones de euros. Durante el primer año, estas entidades deberán acompañar la factura electrónica con un PDF legible, salvo que el destinatario acepte expresamente trabajar solo con el formato estructurado. Transcurridos veinticuatro meses desde la publicación de la Orden, la obligación se extenderá al resto de empresarios y profesionales.