La Seguridad Social amplía las notificaciones electrónicas obligatorias en los procedimientos de incapacidad temporal y permanente

La forma en que la Seguridad Social se comunica con los ciudadanos cambiará a partir del próximo 1 de septiembre de 2026 para miles de trabajadores que se encuentren de baja médica o estén tramitando una incapacidad permanente.

El pasado 1 de junio se publicó en el Boletín Oficial del Estado la Orden ISM/541/2026, una norma que modifica el sistema de notificaciones y comunicaciones electrónicas de la Seguridad Social. Su principal novedad es la ampliación de los colectivos obligados a relacionarse electrónicamente con la Administración en determinados procedimientos vinculados con prestaciones económicas.

Hasta ahora, la obligación de recibir notificaciones por medios electrónicos afectaba principalmente a determinados beneficiarios de prestaciones relacionadas con el nacimiento y cuidado de menores o con situaciones de riesgo durante el embarazo y la lactancia. Con la nueva regulación, esta obligación se amplía también a quienes soliciten o perciban una prestación por incapacidad temporal, así como a las personas que se encuentren inmersas en procedimientos de incapacidad permanente o lesiones permanentes no incapacitantes.

Un cambio que afecta directamente a trabajadores de baja médica

La incapacidad temporal, comúnmente conocida como baja laboral, es una de las prestaciones más habituales gestionadas por la Seguridad Social. Cada año, miles de trabajadores reciben comunicaciones relacionadas con revisiones médicas, solicitudes de documentación, propuestas de alta o resoluciones administrativas.

Con la entrada en vigor de la nueva norma, estas comunicaciones podrán ponerse a disposición de los interesados a través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS), que pasará a convertirse en uno de los canales habituales de comunicación para este tipo de procedimientos.

Lo mismo sucederá en los expedientes de incapacidad permanente, tanto durante la fase de valoración médica como en la resolución de solicitudes, revisiones de grado o procedimientos relacionados con lesiones permanentes no incapacitantes.

¿Desaparecen por completo las notificaciones presenciales o en papel?

No necesariamente.

La propia reforma introduce algunos mecanismos para evitar que la obligatoriedad de las notificaciones electrónicas provoque situaciones de indefensión, especialmente entre aquellas personas que tienen mayores dificultades para desenvolverse en entornos digitales.

Entre las novedades incorporadas se encuentra la posibilidad de que una persona reciba una comunicación o notificación de forma presencial cuando acuda voluntariamente a un Centro de Atención e Información de la Seguridad Social (CAISS) y solicite que se le entregue en ese momento.

Además, la Seguridad Social podrá recurrir a medios no electrónicos cuando no disponga de datos de contacto que permitan avisar al interesado de que tiene una notificación pendiente en la sede electrónica.

Asistencia para acceder a la Sede Electrónica de la Seguridad Social

La nueva regulación también contempla expresamente la posibilidad de recibir ayuda presencial en los CAISS para acceder a las notificaciones electrónicas.

De este modo, el personal funcionario podrá asistir a los ciudadanos en el acceso a la Sede Electrónica de la Seguridad Social y en la consulta de las comunicaciones que tengan pendientes.

La importancia de revisar las notificaciones a tiempo

En materia de incapacidad laboral, perder un plazo puede tener consecuencias relevantes para el trabajador. Una comunicación relacionada con una revisión médica, una solicitud de informes o una resolución del INSS puede resultar determinante para el reconocimiento o mantenimiento de una prestación.

Desde la experiencia profesional, una parte significativa de los problemas que surgen durante la tramitación de incapacidades temporales o permanentes tiene su origen en requerimientos que no se atienden dentro de plazo o en el desconocimiento de los tiempos administrativos.

Con esta reforma, será todavía más importante mantenerse informado y revisar regularmente las comunicaciones de la Seguridad Social para evitar incidencias que puedan afectar al reconocimiento, mantenimiento o tramitación de una prestación.