Gestoría Mays, con sede en Salamanca, llevaba tiempo analizando soluciones que permitieran automatizar procesos contables y reducir tareas manuales. El punto de inflexión llegó al comprobar que el OCR integrado en su ERP “no era operativo” y que, aunque aportaba ventajas concretas, también generaba fricciones en otras fases del trabajo.
Quién es Gestoría Mays
Fundada en 1954, Gestoría Mays presta un servicio integral dentro del ámbito de la asesoría fiscal, laboral, contable, subvenciones y relación con administraciones. La firma explica que su trayectoria le ha permitido asumir una idea clara: el sector está en transformación constante y la tecnología debe contribuir a facilitar la relación con el cliente.
Idea clave: la tecnología no debe añadir complejidad al despacho, sino ayudar a ordenar procesos, reducir errores y mejorar la experiencia del cliente.
El problema: cuando la automatización no es estable, se convierte en freno
La asesoría llevaba años investigando herramientas para automatizar la lectura de facturas y trasladar esa información a la contabilidad. En ese recorrido, empezaron con una solución incluida en su ERP, pero el equipo detectó que había procesos que “no acababan de funcionar correctamente”: se ganaba en algunos aspectos, pero se perdía en otros.
La señal más clara llegó desde el propio proveedor del ERP, que reconoció que no estaban consiguiendo implementarlo de forma adecuada y que existían alternativas con una operativa superior. Ese reconocimiento terminó de confirmar que necesitaban cambiar a una solución especializada.
Por qué Gestoría Mays decide dar el paso: operatividad, calidad y referencias del sector
Gestoría Mays buscaba un salto de calidad real en el día a día: una herramienta más operativa, con menos errores y mayor capacidad de aprendizaje. También influyó el “boca a boca” profesional: Matrix era una solución conocida en el sector y recomendada por otros despachos.
La decisión no respondía solo a una necesidad tecnológica. También buscaba mejorar la organización interna, ganar agilidad y disponer de información más fiable para trabajar con mayor seguridad.
Cómo ayuda MatrixDV a Gestoría Mays en el día a día
Automatización contable de facturas mediante OCR para trabajar “al día”
Actualmente, el uso principal es la automatización contable de facturas, apoyada en Matrix Autoform. Esto reduce el tiempo de introducción manual, disminuye errores y ayuda a mantener la contabilidad más actualizada.
Gestor documental: localizar una factura en segundos
Además, el gestor documental es una pieza clave para la operativa: facilita la colaboración con el cliente, permite tener la información al día y aporta agilidad cuando hay que localizar documentación, incluso ante posibles inspecciones o requerimientos, gracias a un buscador rápido.
Matrix Connect para trasladar el beneficio al cliente
Matrix Connect entra en juego cuando el objetivo es ordenar la colaboración con el cliente para que la documentación llegue a tiempo y sin fricción, sin confundirlo con la contabilización automática, que pertenece al OCR.
Con Matrix Connect, Gestoría Mays busca dar “un pasito más” y que el cliente también se beneficie: envío de documentos más cómodo, conexión directa con la asesoría y con el ERP, y una contabilidad más al día para tomar decisiones con más rigor y sin las “carreras” habituales del trimestre.
Además, Connect está concebido como una aplicación para móvil y ordenador que agiliza la comunicación y el envío de documentos, conectando organización y clientes de forma directa y evitando duplicidades de datos y documentos.
Resultados: tiempo, control y tranquilidad
Lo primero que notaron fue la agilización del proceso de contabilización una vez configurado el sistema, reduciendo el tiempo que antes se dedicaba a tareas más manuales.
A la hora de resumir el impacto, el equipo lo expresa en tres resultados:
- Tiempo: el proceso contable es más ágil.
- Control: acceso rápido a datos generales y específicos de los clientes.
- Tranquilidad: información actualizada, en tiempo real y accesible, también pensando en posibles inspecciones futuras.
El valor principal está en pasar de procesos más manuales y dispersos a una operativa más ordenada, rápida y controlada.
Próximo paso: reforzar adopción y colaboración con clientes
A partir de aquí, Mays plantea seguir impulsando la adopción en clientes y aprovechar el margen que deja el calendario de VeriFactu para concienciar sobre el beneficio de herramientas conectadas como Connect, enfocadas a mejorar el intercambio documental y sostener una contabilidad más actualizada.
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