Nuevas obligaciones documentales al contratar a trabajadores

La gestión de los salarios está cambiando y las empresas tendrán que acostumbrarse a justificar decisiones que, hasta ahora, no siempre quedaban suficientemente documentadas. Disponer de un registro retributivo ya no será suficiente para atender todas las exigencias de transparencia, especialmente cuando existan diferencias salariales entre trabajadores que desempeñan funciones de igual valor.

Nuevas obligaciones de información sobre los salarios

El Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, entró en vigor el 5 de octubre de 2026 e introduce nuevas obligaciones de información sobre las condiciones laborales. En materia salarial, las empresas deberán identificar por separado el salario base, los complementos y las retribuciones variables, explicando su periodicidad y forma de cálculo.

La norma también afecta a las relaciones laborales existentes. Cuando un trabajador solicite información que no tenga en su poder, la empresa dispondrá de 30 días hábiles para facilitársela.

A ello se añaden las previsiones de la Directiva (UE) 2023/970, que refuerza la igualdad retributiva entre mujeres y hombres. Entre sus novedades figura la obligación de informar a los candidatos sobre el salario inicial o la banda salarial del puesto, sin preguntarles cuánto cobraban anteriormente.

Tampoco queda al margen la tecnología. Si una empresa utiliza algoritmos para adoptar decisiones sobre salarios, promociones u otras condiciones laborales, deberá informar sobre los criterios que intervienen en esos procesos.

Más control sobre las diferencias retributivas

La regulación europea presta especial atención a las brechas salariales. Una diferencia de al menos el 5 % entre mujeres y hombres dentro de una categoría de trabajadores podrá exigir una evaluación conjunta cuando no exista justificación objetiva y concurran las demás condiciones previstas.

Las obligaciones periódicas de información comenzarán en junio de 2027 para empresas de 150 o más trabajadores y alcanzarán en 2031 a las plantillas de entre 100 y 149 empleados.

Las posibilidades de reclamar por discriminación salarial también se refuerzan.

La opinión de los expertos

VICTORIA MARQUEZ NAVARRO
Directora del Área de Laboral en JDA

El pasado 5 de octubre entró en vigor el Real Decreto 723/2026, que recoge y amplía las obligaciones de información de las empresas hacia los trabajadores respecto de las condiciones laborales.

Real Decreto, centremos nuestra visión en este punto dado que el mecanismo utilizado no crea derechos materiales sino deberes de información.

Empezamos la lectura y escondido entre su articulado está el detalle del contenido de la prestación laboral (art. 3.2 d) RD) que coherentemente debe guardar íntima relación con el contenido de las experiencias que constituyan el periodo de prueba. No nos olvidemos.

Seguimos con la lectura y, quizá es un mal pensamiento, pero el apartado del periodo de prueba y la duración concreta del mismo (art. 3.2 h) RD), hace pensar que responde a posibles movimientos de las Autoridades Laborales para desincentivar la aplicación de extensos (o no) periodos de prueba en determinados contratos indefinidos.

Ojo al lector con la puntualización de la transmisión de la información (art. 6.2 RD) ya que se apunta que la información podrá transmitirse al trabajador bien en papel, bien en soporte electrónico (…) siempre que la empresa conserve prueba de la transmisión o recepción. Este último inciso es relevante para aquellas empresas que pretendan comunicar la información a los trabajadores vía intranet, pues esto no garantiza por sí solo la prueba de transmisión o recepción.

Finalmente, como obviarlo, el incumplimiento de las obligaciones de información podría constituir una infracción de carácter leve (art. 6.4 LISOS), en algunos casos grave (art.7 LISOS) con las sanciones correspondientes.

PURI LASERNA
Asesora Jurídico-Laboral y Graduada Social Colegiada de Securex RRHH

La nueva regulación sobre las condiciones laborales, parte de una finalidad razonable: que la persona trabajadora conozca con claridad las condiciones de su relación laboral. El problema surge cuando la transparencia se traduce en una acumulación de obligaciones formales que las empresas deben gestionar, documentar y acreditar.

Esta transparencia es positiva cuando facilita que ambas partes conozcan sus derechos y obligaciones. Pero una regulación eficaz también debería ser comprensible y aplicable, sin convertir cada contratación en un ejercicio burocrático de extrema complejidad, que lleve a desincentivar o incluso, a reprimir, el número de contrataciones que se realicen.

El cambio no consiste simplemente en añadir unas cuantas cláusulas al contrato. Exige revisar en tiempo récord, modelos, anexos, procedimientos de contratación y sistemas internos de información. Todos los elementos que integran una relación laboral, pasan a requerir un nivel de detalle considerablemente mayor, exigiéndose, además, que se documenten previamente al inicio del contrato.

Para una gran empresa, puede resultar más fácil, ya que es posible integrarlo en procedimientos internos que ya tienen previamente definidos. Pero para una pequeña empresa, supone más tiempo, más documentación y una mayor necesidad de apoyo administrativo y profesional.

Además, la cuestión no es únicamente informar, sino poder demostrar que se ha informado correctamente y dentro de plazo. La carga documental adquiere así una importancia ineludible.

Por eso, el consejo para las empresas es claro: revisar ahora sus modelos y procedimientos, eliminar ambigüedades y documentar adecuadamente la información, para evitar nuevas fuentes de conflictos y costes.

Fuente: Emprendedores