A partir de 2026, entra en vigor un nuevo sistema promovido por la Agencia Tributaria que cambiará la forma en la que empresas y autónomos gestionan sus facturas: VeriFactu. Esta medida representa un cambio significativo en los procesos contables y administrativos, afectando directamente a la forma en que se emiten, conservan y envían las facturas.
En este artículo te contamos en qué consiste VeriFactu, quién debe aplicarlo, cómo operará y por qué conviene anticiparse a su implantación.
¿Qué es exactamente VeriFactu?
VeriFactu es una nueva solución normativa impulsada por la Agencia Tributaria que exige que los programas de facturación generen y conserven los registros de facturas bajo ciertos requisitos técnicos, incluyendo firma electrónica, códigos QR y huella digital. El objetivo principal: prevenir el fraude y asegurar la integridad fiscal de la información.
Este sistema está regulado por el Real Decreto 1007/2023 y desarrolla lo dispuesto en el artículo 29.2.j de la Ley General Tributaria, incorporado a través de la Ley Antifraude. Aunque la obligación para empresas y autónomos comienza en 2026, los desarrolladores de software deberán cumplir con los requisitos antes del 29 de julio de 2025.
¿Quién debe adaptarse a VeriFactu?
Esta obligación afecta a cualquier empresa o autónomo que utilice sistemas informáticos para emitir facturas, con la excepción de quienes ya están sujetos al SII o al sistema TicketBAI (en el ámbito del País Vasco y Navarra).
También deberán adaptarse los desarrolladores y distribuidores de software de facturación. No obstante, existen ciertas exenciones contempladas para actividades específicas, como las reguladas bajo el régimen especial de agricultura o algunos arrendamientos fuera del ámbito económico.
¿Qué implicaciones tiene para tu despacho?
VeriFactu introduce nuevas responsabilidades, especialmente en los despachos profesionales que ofrecen servicios de facturación o asesoramiento fiscal:
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Comprobar que tanto su propio software como el de sus clientes están alineados con los requisitos técnicos y legales.
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Integrar en su operativa diaria nuevas reglas de generación, almacenamiento y trazabilidad de facturas.
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Asumir un rol clave de acompañamiento, formación y soporte a los clientes durante el proceso de transición.
Más que una actualización tecnológica, se trata de una transformación operativa de fondo. Por ello, resulta estratégico revisar cuanto antes los flujos de trabajo y herramientas utilizadas, y establecer un plan de adaptación progresivo.
¿Cómo funciona VeriFactu?
La base de VeriFactu es un software de facturación que, por cada factura emitida, genera un archivo XML estructurado que incluye elementos como una huella digital (hash), un código QR y una firma electrónica cualificada, garantizando su autenticidad y trazabilidad desde el primer momento.
No se exige una certificación oficial por parte de la AEAT, pero sí una declaración responsable del fabricante, que debe asegurar que el software cumple con todos los requerimientos técnicos y de seguridad recogidos en el reglamento correspondiente.
El programa debe garantizar:
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Integridad y trazabilidad de los datos.
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Inalterabilidad y facilidad de acceso.
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Registro detallado de eventos.
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Firma electrónica cualificada.
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Capacidad de envío automático de facturas a la AEAT.
Matrix Connect, por ejemplo, ya integra todas estas funcionalidades, lo que la convierte en una herramienta fiable y completamente alineada con los nuevos requisitos. Además, ha obtenido de forma voluntaria un certificado externo que valida su conformidad técnica, reforzando aún más su compromiso con la legalidad y la transparencia, a pesar de que dicha certificación no sea exigida por ley.
¿VeriFactu es lo mismo que la factura electrónica?
Aunque pueden parecer conceptos similares, VeriFactu y la factura electrónica persiguen objetivos diferentes y responden a normativas distintas. Es importante conocer estas diferencias para implementar correctamente cada solución en función del tipo de actividad y obligaciones fiscales de tu empresa o despacho.
¿Por qué anticiparse a la implementación?
Adelantarse a la normativa trae consigo beneficios más allá del simple cumplimiento legal:
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Cumplimiento normativo asegurado – Evita sanciones económicas (que pueden superar los 50.000 € por ejercicio) y permite afrontar con tranquilidad futuras inspecciones.
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Eficiencia operativa – Automatizar el proceso de facturación reduce errores, tiempos y costes administrativos.
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Mejor relación con clientes – Estar actualizado transmite confianza y profesionalidad, mejorando la oferta de valor del despacho.
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Ventaja competitiva – Ser de los primeros en adaptarse proyecta una imagen innovadora y estratégica.
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Mejora del control interno – El sistema facilita auditorías y garantiza la integridad de los datos contables.
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Cultura de cumplimiento – Refuerza el compromiso fiscal y reputacional de la organización.
¿Qué puede aportar Matrix en este proceso?
Si gestionas clientes sujetos al SII o estás valorando la implementación de VeriFactu, contar con herramientas como Matrix Connect puede marcar la diferencia. Matrix te ayuda a automatizar, validar y conservar los datos de facturación conforme a la normativa, simplificando el cumplimiento de forma eficaz y segura.
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