La legalización de los libros societarios y de determinados libros contables de una empresa es obligatoria y debe realizarse por vía telemática. El incumplimiento de esta obligación puede comportar sanciones económicas y posibles responsabilidades para los administradores.
A continuación, explicamos cómo cumplir con las exigencias de la normativa, qué libros deben legalizarse y cuáles pueden ser las consecuencias de no hacerlo.
La legalización de libros es obligatoria
Las sociedades mercantiles deben legalizar los libros contables y societarios exigidos por la normativa ante el Registro Mercantil, mediante presentación telemática y dentro del plazo establecido.
Índice de contenidos
Todas las sociedades mercantiles están obligadas a llevar determinados libros contables y societarios.
La legalización de libros es un trámite registral mediante el cual estos documentos obligatorios se presentan ante el Registro Mercantil, que se encarga de dejar constancia de su contenido y de su cierre para impedir modificaciones posteriores una vez finalizado el ejercicio.
Este procedimiento permite acreditar que los libros han sido presentados y legalizados conforme a las exigencias legales.
Las sociedades mercantiles deben llevar diferentes libros en función de su contenido y finalidad.
Principalmente, se distinguen los libros contables, que reflejan las operaciones económicas de la empresa, y los libros societarios, que documentan su funcionamiento interno.
Los libros contables recogen las operaciones económicas realizadas por la empresa.
Entre ellos, deben legalizarse obligatoriamente los siguientes:
Este libro incluye:
El libro diario registra las operaciones económicas de la empresa, como pagos, cobros y otros movimientos contables, indicando sus importes y fechas.
Su finalidad es reflejar de manera ordenada las operaciones realizadas durante el ejercicio.
Libros contables que deben legalizarse
El libro de inventarios y cuentas anuales y el libro diario son los principales libros contables cuya legalización resulta obligatoria para las sociedades mercantiles.
Además de registrar su actividad contable, las sociedades deben documentar formalmente las decisiones y los cambios relacionados con su funcionamiento interno.
Para ello, deben llevar los siguientes libros:
El libro de actas contiene las actas de las reuniones celebradas por la junta de socios y, cuando corresponda, por el consejo de administración.
En él se documentan los acuerdos y las decisiones adoptadas por los órganos sociales.
El libro registro de socios, o de acciones nominativas en el caso de las sociedades anónimas, refleja:
Este libro permite acreditar quiénes son los socios o accionistas de la empresa y qué porcentaje de participación corresponde a cada uno.
Según explica Sellarès Assessors, su legalización será necesaria cuando se produzcan cambios, como la compraventa de participaciones sociales o acciones, o la constitución de gravámenes sobre ellas, entre otros supuestos.
La importancia de los libros societarios
El libro de actas documenta las decisiones de los órganos sociales, mientras que el libro registro de socios o de acciones nominativas permite identificar la titularidad de las participaciones y los cambios producidos.
Las sociedades que cuentan con un único socio también deben legalizar el libro de contratos con el socio único.
Este libro recoge los contratos celebrados entre la sociedad y su socio único.
Es importante recordar que la normativa exige que dichos contratos se transcriban literalmente en el libro correspondiente.
Todos los libros obligatorios deben cumplimentarse en soporte electrónico y presentarse anualmente por vía telemática ante el Registro Mercantil.
El plazo para realizar este trámite es de cuatro meses desde el cierre del ejercicio social.
Por tanto, cuando el ejercicio de la sociedad finaliza el 31 de diciembre, la fecha límite para legalizar los libros será el 30 de abril del año siguiente, o el siguiente día hábil cuando corresponda.
Plazo para la legalización de libros
Cuatro meses desde el cierre del ejercicio.
Para las sociedades cuyo ejercicio coincide con el año natural, el plazo finaliza, con carácter general, el 30 de abril del año siguiente.
Una vez presentados los libros, el registrador mercantil comprueba la documentación aportada.
Tras esta revisión, pueden darse dos situaciones:
Si la documentación presentada es correcta, el registrador extiende una certificación de legalización, mediante la cual queda constancia del cierre y legalización del libro.
Esta certificación también se notifica por vía telemática.
Si se observan errores u omisiones, como una numeración incorrecta de las participaciones, la ausencia de determinados documentos u otros defectos, el Registro Mercantil lo notificará telemáticamente.
De este modo, la sociedad podrá subsanar las incidencias detectadas y continuar con el procedimiento de legalización.
El incumplimiento de la obligación de legalizar los libros contables y societarios puede tener consecuencias económicas y jurídicas para la sociedad y sus administradores.
Según señala Sellarès Assessors, la normativa contempla, con carácter general, una multa de 150 euros, que en determinados supuestos graves puede alcanzar los 6.000 euros.
Además, en caso de concurso culpable, la falta de legalización de los libros puede constituir un argumento adicional para exigir responsabilidad personal a los administradores por las deudas sociales.
Por este motivo, resulta importante mantener actualizada la documentación contable y societaria y cumplir los plazos de presentación establecidos legalmente.
Las consecuencias de incumplir esta obligación
La falta de legalización de los libros puede dar lugar a sanciones económicas y, en determinadas circunstancias, contribuir a fundamentar responsabilidades de los administradores. Cumplir correctamente este trámite es una obligación relevante para las sociedades mercantiles.
Desde Sellarès Assessors recuerdan la importancia de cumplir las obligaciones registrales de las empresas y de mantener correctamente documentada su actividad contable y societaria.
Para ampliar información o resolver dudas sobre la legalización de libros, se puede contactar con el despacho a través del correo electrónico info@sellaresga.com o del teléfono 93 467 44 67.
Grupo empresarial dedicado a la prestación de servicios integrales de consultoría, asesoría y gestión para la pequeña y mediana empresa. Áreas generales: fiscal-tributario, contable, laboral, legal e inmobiliario. Especialidades en extranjería, protección de datos y herencias.
Calle Còrsega 381, 1ª Planta
08009 Barcelona (Barcelona)
Tel.: 934674467
Formar parte de este portal es una garantía de calidad y de confianza
Llegamos mensualmente a más de 80.000 empresas de todo el territorio español.
Mantente al día con las últimas tendencias y noticias del ámbito legal.
