Conservación de documentos en despachos: qué guardar, cuánto tiempo y cómo archivarlo.

Una buena gestión documental marca la diferencia en un despacho profesional.

No solo optimiza las tareas cotidianas, sino que también reduce riesgos legales y permite una respuesta más ágil ante inspecciones o requerimientos. Aun así, siguen existiendo dudas frecuentes: ¿qué documentos conservar?, ¿por cuánto tiempo?, ¿y en qué formato es válido hacerlo?

¿Qué documentos deben conservarse y durante cuánto tiempo?

La normativa vigente establece diferentes plazos según la naturaleza del documento.

Por lo general, la documentación fiscal y contable debe guardarse un mínimo de seis años, mientras que los documentos laborales deben conservarse durante al menos cuatro. No obstante, hay casos específicos —como los archivos societarios o los relacionados con prevención de riesgos— que pueden requerir plazos más amplios o incluso conservación indefinida.

¿Formato papel o digital?

La digitalización ya no es solo recomendable: es esencial.

Siempre que se respeten los principios de autenticidad, integridad y legibilidad, los documentos digitalizados tienen plena validez jurídica. Esto no solo libera espacio físico, sino que mejora la seguridad, agiliza el acceso y facilita el trabajo en remoto. Contar con una herramienta que garantice el cumplimiento legal y la trazabilidad documental es clave.

Recomendaciones para una gestión documental eficiente

Un archivo bien estructurado parte de criterios definidos de clasificación, acceso y conservación. Utilizar un sistema centralizado con control de accesos, copias de seguridad automáticas y funciones de búsqueda avanzada evita errores, duplicidades y pérdidas de información.

Soluciones que facilitan el cumplimiento normativo

Herramientas como Matrix Document Management permiten a los despachos profesionales mantener su documentación ordenada, segura y disponible en todo momento, cumpliendo con las exigencias legales y anticipándose a futuras inspecciones.

Si quieres más información, Iustime te asesorará. A continuación tienes sus datos de contacto.