Los errores más habituales al analizar la adaptación a la factura electrónica no suelen ser técnicos, sino de diagnóstico, interpretación de la normativa y planificación. Son situaciones que se repiten en empresas de sectores y tamaños muy diferentes y que, en la mayoría de los casos, pueden evitarse si se revisa la situación con tiempo y con información adecuada.
Desde que la factura electrónica y Verifactu empezaron a formar parte de las preocupaciones de muchas empresas, se repiten conversaciones muy similares con autónomos, pymes de servicios, comercios y despachos profesionales. Cambia el sector, pero no tanto los razonamientos que llevan a conclusiones equivocadas.
A continuación se recogen seis de los errores más frecuentes, junto con ejemplos habituales y algunas recomendaciones para afrontarlos correctamente.
Índice
Este suele ser el origen de buena parte de los malentendidos. Muchas empresas llegan a la primera conversación pensando que la factura electrónica y Verifactu son lo mismo. No lo son.
La factura electrónica B2B regula cómo deben emitirse e intercambiarse las facturas entre empresas: en qué formato, con qué estructura y mediante qué sistemas. Verifactu, por su parte, regula cómo debe funcionar internamente el software que genera esas facturas y qué garantías de integridad y trazabilidad debe ofrecer.
Se trata, por tanto, de obligaciones distintas, con calendarios y necesidades de adaptación también diferentes.
Recomendación: comprobar ambas obligaciones por separado antes de considerar que la adaptación está resuelta. Cumplir una de ellas no significa cumplir automáticamente la otra.
Es otra de las confusiones más frecuentes. Una empresa puede llevar años enviando facturas por correo electrónico en formato PDF y considerar que ya utiliza factura electrónica, pero un PDF no equivale a una factura electrónica estructurada.
Para que una factura tenga la consideración de electrónica en el sentido previsto por la normativa B2B deberá generarse en un formato estructurado, como UBL o Facturae, según lo previsto en el borrador de la Orden Ministerial publicado en abril de 2026.
Este tipo de formatos permite el procesamiento automático de la información, el intercambio entre diferentes plataformas y una mayor trazabilidad.
Un PDF está pensado principalmente para ser leído por una persona. Una factura electrónica estructurada, en cambio, es un archivo de datos que puede ser interpretado y procesado directamente por los sistemas informáticos.
Recomendación: si el proceso actual de facturación se realiza con Word, Excel u otras herramientas que generan PDFs manualmente, conviene analizar con tiempo qué cambios podría requerir la adaptación.
Este es uno de los errores con mayor impacto operativo. Muchas empresas siguen utilizando el mismo programa de facturación porque funciona correctamente para su actividad diaria, pero no siempre han comprobado si ese software será compatible con los nuevos requisitos.
Los fabricantes de software ya tenían como referencia julio de 2025 para adaptar sus productos a las exigencias técnicas del Real Decreto 1007/2023. Muchos proveedores han realizado esta adaptación, pero otros, especialmente los más pequeños o aquellos que trabajan con soluciones propias desarrolladas hace años, han decidido no ofrecer soporte para Verifactu.
El problema es que sus clientes no siempre son conscientes de ello.
Recomendación: consultar directamente al proveedor del software si el programa estará adaptado a Verifactu y en qué fecha estará disponible dicha adaptación. No conviene darlo por supuesto.
Cuando una empresa identifica que debe adaptarse a las nuevas obligaciones, una de las primeras reacciones suele ser buscar un nuevo programa de facturación. Es una posibilidad lógica, pero no siempre suficiente.
La factura electrónica y Verifactu afectan también a los procesos que rodean al software: cómo se validan las facturas antes de emitirlas, cómo se archivan, cómo circula la información dentro de la organización, cómo se facilita la documentación a la asesoría y cómo se coordinan los cambios con clientes y proveedores.
También es importante tener en cuenta la relación con la asesoría. Si la empresa modifica su sistema de facturación sin coordinar el cambio, pueden surgir problemas de compatibilidad en la transmisión de datos o en la integración con la contabilidad.
Recomendación: antes de elegir un nuevo software, revisar todo el proceso de facturación, desde el momento en que se decide emitir una factura hasta su archivo definitivo. Los principales problemas suelen aparecer en los pasos intermedios.
La integridad y la trazabilidad no terminan en el momento de generar la factura. Verifactu también establece determinadas exigencias sobre la conservación de los registros, que deben ser inalterables, auditables y accesibles cuando la Administración los solicite.
Algunas empresas pueden disponer del software adecuado y, sin embargo, pasar por alto la forma en que conservan posteriormente la documentación.
Guardar las facturas en una carpeta compartida, en el escritorio de un ordenador o en un sistema de archivo sin control de versiones puede no ofrecer las garantías de conservación previstas en el Real Decreto 1007/2023.
Recomendación: revisar tanto el sistema de generación de facturas como su archivo. La conservación debe garantizar que los registros no puedan modificarse o eliminarse sin dejar constancia.
El último error no consiste tanto en actuar incorrectamente como en tomar decisiones demasiado pronto: cambiar de software, invertir en adaptaciones o reorganizar procesos sin conocer previamente la situación real de la empresa.
La casuística relacionada con la factura electrónica y Verifactu es muy amplia. El impacto puede variar considerablemente dependiendo del tipo de actividad, el software utilizado, la tipología de clientes, el volumen de operaciones y la organización de los procesos internos.
Una empresa con un ERP actualizado y una operativa B2B consolidada tiene un punto de partida muy diferente al de un autónomo que emite sus facturas desde un programa sencillo y trabaja principalmente con consumidores finales.
Las empresas que suelen afrontar mejor este tipo de cambios son aquellas que realizan primero un diagnóstico: conocen qué software utilizan, saben si se adaptará a Verifactu, identifican el tipo de operaciones que realizan y determinan qué procesos internos pueden necesitar revisión.
Recomendación: antes de cambiar de software o realizar nuevas inversiones, analizar la situación actual de la empresa. Disponer de esta información facilita una planificación más sólida y reduce el riesgo de tomar decisiones equivocadas.
No necesariamente. Si el software actual tiene prevista su adaptación a los requisitos establecidos en el Real Decreto 1007/2023, es posible que únicamente sea necesario actualizar la versión utilizada.
El principal problema se encuentra en aquellos programas cuyos proveedores han decidido no ofrecer soporte para Verifactu. Por ello, el primer paso debería ser consultar directamente al proveedor antes de tomar una decisión.
Los plazos establecidos por el Real Decreto-ley 15/2025 fijan como referencia el 1 de enero de 2027 para sociedades y personas jurídicas sujetas al Impuesto sobre Sociedades, y el 1 de julio de 2027 para autónomos y el resto de obligados.
En relación con la factura electrónica B2B derivada de la Ley Crea y Crece, el calendario definitivo dependerá del desarrollo reglamentario correspondiente.
La empresa deberá afrontar el proceso de cambio con menos margen de planificación.
Una migración puede implicar seleccionar un nuevo programa, importar el histórico de facturación, conectarlo con la contabilidad y formar al equipo. Dependiendo del tamaño de la organización y de la complejidad de la facturación, este proceso puede requerir varias semanas o meses.
Cuanto antes se conozca la situación, mayor será el margen disponible para organizar la adaptación.
Con carácter general, sí. Los autónomos que emiten facturas se encuentran dentro del ámbito de aplicación de Verifactu, con el 1 de julio de 2027 como fecha de referencia.
No obstante, existen excepciones y situaciones específicas, como determinados contribuyentes acogidos al SII u otras actividades concretas, que deben analizarse individualmente.
Sí. La asesoría puede desempeñar un papel importante a la hora de diagnosticar la situación actual de la empresa, identificar los aspectos que conviene revisar y coordinar la adaptación con el proveedor del software.
Además, las propias asesorías están adaptando sus herramientas y sistemas a Verifactu, por lo que coordinar el proceso desde el principio puede evitar futuros problemas de compatibilidad.
La mayoría de los errores descritos no requieren necesariamente grandes inversiones ni cambios inmediatos. Lo fundamental es disponer de un diagnóstico claro de la situación actual y valorar de forma realista qué aspectos requieren atención.
En Laver se ha acompañado a empresas y autónomos en diferentes procesos de adaptación normativa, como el RGPD, el registro horario, el canal de denuncias o los planes de igualdad.
En todos estos casos, las organizaciones que han gestionado mejor los cambios han sido aquellas que primero han analizado correctamente su punto de partida. Con la factura electrónica y Verifactu, el planteamiento es similar.
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