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  • 26/02/2025

5 Claves para Mejorar la Gestión Documental en tu Despacho

Matrix Development System

Matrix Development System informa

Introducción

La gestión documental sigue siendo un reto para muchos despachos profesionales. La acumulación de archivos, la falta de un sistema organizado y la gestión manual de documentos pueden generar ineficiencia y pérdida de tiempo. Adoptar herramientas y estrategias adecuadas permite mejorar la productividad, reducir errores y ofrecer un servicio más ágil a los clientes.

A continuación, te compartimos 5 claves esenciales para optimizar la gestión documental en tu despacho.

1. Centraliza el Almacenamiento de Documentos

Distribuir archivos entre carpetas físicas, correos y discos locales dificulta el acceso y la gestión eficiente. Una plataforma centralizada agiliza la búsqueda y permite acceder a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar.

«Despachos que implementan una plataforma centralizada reducen en un 30% el tiempo dedicado a localizar documentos.»

2. Define un Sistema de Clasificación Inteligente

Estructurar los documentos con criterios claros, como cliente, tipo de archivo o fecha, mejora la localización y evita confusiones. Incorporar etiquetas facilita aún más la organización y acceso a la información.

3. Digitaliza Documentos y Automatiza su Procesamiento

Reducir el uso de papel y emplear tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) permite extraer datos automáticamente, evitando errores y ahorrando tiempo en la introducción manual de información.

4. Optimiza la Indexación y Recuperación de Archivos

La automatización en la indexación de documentos permite encontrar la información con rapidez y precisión, sin depender de la organización manual.

«Clientes de Matrix Development System han conseguido reducir en un 40% los errores en la gestión documental gracias a la indexación automatizada.”

5. Implementa Flujos de Trabajo Digitales

Automatizar circuitos de validación y asignación de tareas mejora la coordinación del equipo, evita retrasos y optimiza la gestión de expedientes en el despacho.

Conclusión

La digitalización y automatización documental permiten a los despachos reducir errores, ganar eficiencia y optimizar la operativa diaria, logrando un ahorro significativo de tiempo y recursos.

Descubre cómo Matrix Development System puede ayudarte a mejorar la gestión documental en tu despacho.

 

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Empresa

Matrix Development System

Matrix Development System es la solución documental fácil y segura que permite olvidarse del archivo y la gestión manual de documentos. Matrix digitaliza, indexa y organiza de forma inteligente toda la información que la empresa genera o recibe, tanto en formato físico como digital y facilita la búsqueda y el acceso en cualquier lugar.

Matrix Development System es la solución global para la
transformación digital de asesorías, gestorías, empresas e instituciones.

Un gestor documental +
5 módulos complementarios que hacen

el trabajo por ti.

  •  Matrix Autoform. Contabilización automática y gestión de tributos en un sólo programa.
  •  Matrix Document Management. Clasifica, accede, archiva, toda la documentación de tu despacho de forma efectiva
  •  Matrix Workflow. Define procesos en la gestión de tu despacho.
  •  Matrix Connect. Comunícate con tus clientes de forma directa, envía y recibe facturas en cualquier formato (Batu, TicketBAI, Facturae,etc.).
  •  Matrix Bank. Agrega, concilia y contabiliza todos los movimientos bancarios desde una sola solución.

Un software, múltiples beneficios

Aprovecha todas las posibilidades que te ofrece Matrix para mejorar los procesos y la productividad de tu empresa.

  • Automatización de procesos rutinarios
  • Productividad y eficacia administrativa
  • Ahorro de costes, tiempo y espacio
  • Control de la información
  • Seguridad y protección de los archivos
  • Calidad de servicio y comunicación

La solución documental para la transformación digital de asesorías, gestorías, empresas e instituciones.

info@matrix-dv.com

C/ de Balmes, 89
08008  – Barcelona
Telf.: +34 936 01 10 68

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