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  • 08/04/2025

Seguridad documental en asesorías: cómo proteger la información de tus clientes y evitar sanciones

Matrix Development System

Matrix Development System informa

La información que gestiona un despacho profesional —datos fiscales, nóminas, contratos, declaraciones— es uno de sus activos más sensibles. Sin embargo, muchas asesorías siguen cometiendo errores básicos que comprometen tanto la confidencialidad como el cumplimiento normativo (RGPD, LOPDGDD).

¿Qué puede fallar en la gestión documental?

• Envío de documentación por correo sin cifrar.
• Almacenamiento en ordenadores locales sin respaldo.
• Carpetas compartidas sin control de permisos.
• Accesos externos sin trazabilidad.

Estos descuidos no solo aumentan el riesgo de pérdida de información o accesos indebidos, sino que pueden conllevar sanciones de hasta 20.000 € por incumplimientos en protección de datos.

Buenas prácticas básicas para mejorar la seguridad

• Utiliza sistemas con control de accesos y permisos por usuario.
• Cifra los documentos sensibles y realiza copias automáticas.
• Implanta protocolos de acceso remoto seguro.
• Forma al equipo en gestión segura de la información.

¿Cómo puede ayudarte un gestor documental?

Una solución como Matrix Document Management centraliza y protege toda la documentación del despacho:

• Control de usuarios, permisos y accesos.
• Registro de actividad y trazabilidad.
• Copias de seguridad automáticas.
• Acceso seguro desde cualquier lugar.

Además, al integrar módulos como Matrix CONNECT, puedes enviar y recibir documentación de forma segura con tus clientes, cumpliendo con la normativa y ganando eficiencia.

Conclusión

La seguridad documental no es solo un deber legal, es parte del valor que tu despacho ofrece. Protege la confianza de tus clientes y evita sanciones implementando soluciones y prácticas que garanticen el control total sobre la información.

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Empresa

Matrix Development System

Matrix Development System es la solución documental fácil y segura que permite olvidarse del archivo y la gestión manual de documentos. Matrix digitaliza, indexa y organiza de forma inteligente toda la información que la empresa genera o recibe, tanto en formato físico como digital y facilita la búsqueda y el acceso en cualquier lugar.

Matrix Development System es la solución global para la
transformación digital de asesorías, gestorías, empresas e instituciones.

Un gestor documental +
5 módulos complementarios que hacen

el trabajo por ti.

  •  Matrix Autoform. Contabilización automática y gestión de tributos en un sólo programa.
  •  Matrix Document Management. Clasifica, accede, archiva, toda la documentación de tu despacho de forma efectiva
  •  Matrix Workflow. Define procesos en la gestión de tu despacho.
  •  Matrix Connect. Comunícate con tus clientes de forma directa, envía y recibe facturas en cualquier formato (Batu, TicketBAI, Facturae,etc.).
  •  Matrix Bank. Agrega, concilia y contabiliza todos los movimientos bancarios desde una sola solución.

Un software, múltiples beneficios

Aprovecha todas las posibilidades que te ofrece Matrix para mejorar los procesos y la productividad de tu empresa.

  • Automatización de procesos rutinarios
  • Productividad y eficacia administrativa
  • Ahorro de costes, tiempo y espacio
  • Control de la información
  • Seguridad y protección de los archivos
  • Calidad de servicio y comunicación

La solución documental para la transformación digital de asesorías, gestorías, empresas e instituciones.

info@matrix-dv.com

C/ de Balmes, 89
08008  – Barcelona
Telf.: +34 936 01 10 68

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