Saltar al contenido
Linkedin X-twitter Instagram Tiktok Facebook Youtube
  • info@prodespachos.com
  • 93 319 58 20
Buscar
  • Directorio
    • Despachos
    • Empresas
  • Actualidad
    • Artículos
    • Noticias
    • Podcast
    • Eventos
    • Vídeos
  • Publicaciones
    • Anuario Jurídico
    • Revista Emprendedores
    • News ProDespachos
  • Entrevistas
  • Qué ofrecemos
  • Nosotros
  • Contacto
  • Directorio
    • Despachos
    • Empresas
  • Actualidad
    • Artículos
    • Noticias
    • Podcast
    • Eventos
    • Vídeos
  • Publicaciones
    • Anuario Jurídico
    • Revista Emprendedores
    • News ProDespachos
  • Entrevistas
  • Qué ofrecemos
  • Nosotros
  • Contacto
Premios 2025
Registra tu despacho
  • 01/03/2025

Errores más comunes en la digitalización de documentos y cómo evitarlos

Matrix DV

La digitalización documental es clave para los despachos y asesorías, pero su implementación puede presentar errores que afectan la eficiencia y seguridad de la información. Contar con una estrategia adecuada y herramientas especializadas es fundamental para optimizar el proceso.

Falta de planificación

Uno de los errores más habituales es iniciar la digitalización sin una planificación definida. Muchas asesorías comienzan a escanear documentos sin un criterio claro, lo que genera un sistema desorganizado y difícil de gestionar.

Cómo evitarlo:

  • Definir qué documentos deben digitalizarse y con qué prioridad.
  • Establecer un sistema de clasificación y etiquetado para facilitar la búsqueda.
  • Contar con una plataforma de gestión documental que automatice la organización y el acceso.

Documentos sin indexar correctamente

Si los documentos no se organizan con criterios claros, encontrarlos se vuelve complicado.

Cómo evitarlo:

  • Usar herramientas que automaticen la indexación por fecha, cliente o tipo de documento.
  • Implementar tecnología OCR para facilitar la búsqueda de información.

Falta de seguridad en el almacenamiento

No aplicar medidas de seguridad adecuadas puede comprometer datos confidenciales.

Cómo evitarlo:

  • Establecer controles de acceso según el rol de cada usuario.
  • Asegurar copias de seguridad automáticas y almacenamiento cifrado.

No integrar la digitalización con otros sistemas

Si los documentos digitalizados no se conectan con el software contable o de gestión, se duplican tareas y se pierde eficiencia.

Cómo evitarlo:

  • Apostar por soluciones que permitan la integración con ERP y software contable.
  • Centralizar la gestión documental para agilizar procesos.

Falta de formación del equipo

Si los empleados no saben utilizar correctamente el sistema, la digitalización pierde efectividad.

Cómo evitarlo:

  • Capacitar al equipo en el uso de herramientas digitales.
  • Definir protocolos para la gestión de documentos.

Optimiza la digitalización con Matrix Development System

Para evitar estos errores, es fundamental contar con un sistema que digitalice, indexe y organice documentos de forma eficiente. Matrix Development System facilita la gestión documental, integrándose con software contables y asegurando la protección de datos.

Descubre cómo Matrix puede ayudarte a optimizar la digitalización en tu despacho, AQUÍ

 

Loading...
Loading...
Empresa

Matrix Development System

Matrix Development System es la solución documental fácil y segura que permite olvidarse del archivo y la gestión manual de documentos. Matrix digitaliza, indexa y organiza de forma inteligente toda la información que la empresa genera o recibe, tanto en formato físico como digital y facilita la búsqueda y el acceso en cualquier lugar.

Matrix Development System es la solución global para la
transformación digital de asesorías, gestorías, empresas e instituciones.

Un gestor documental +
5 módulos complementarios que hacen

el trabajo por ti.

  •  Matrix Autoform. Contabilización automática y gestión de tributos en un sólo programa.
  •  Matrix Document Management. Clasifica, accede, archiva, toda la documentación de tu despacho de forma efectiva
  •  Matrix Workflow. Define procesos en la gestión de tu despacho.
  •  Matrix Connect. Comunícate con tus clientes de forma directa, envía y recibe facturas en cualquier formato (Batu, TicketBAI, Facturae,etc.).
  •  Matrix Bank. Agrega, concilia y contabiliza todos los movimientos bancarios desde una sola solución.

Un software, múltiples beneficios

Aprovecha todas las posibilidades que te ofrece Matrix para mejorar los procesos y la productividad de tu empresa.

  • Automatización de procesos rutinarios
  • Productividad y eficacia administrativa
  • Ahorro de costes, tiempo y espacio
  • Control de la información
  • Seguridad y protección de los archivos
  • Calidad de servicio y comunicación

La solución documental para la transformación digital de asesorías, gestorías, empresas e instituciones.

info@matrix-dv.com

C/ de Balmes, 89
08008  – Barcelona
Telf.: +34 936 01 10 68

Home
Ver empresa

Aumenta la visibilidad y reputación de tu despacho profesional

Formar parte de este portal es una garantía de calidad y de confianza

Quiero formar parte

Suscríbete a nuestra NEWS

Llegamos mensualmente a más de 80.000 empresas de todo el territorio español8

Artículos relacionados

Mantente al día con las últimas tendencias y noticias del ámbito legal.

Accountex España 2025 y su implicación con el sector de los despachos profesionales y sus empresas proveedoras

Leer más »

¿Cómo empezó Edase y su implicación con el sector de los despachos profesionales?

Leer más »

El seguro de responsabilidad civil profesional

Leer más »
Ver más

Mejora tu Visibilidad. Únete ahora a ProDespachos

Solicitar registro

ProDespachos.com es el portal de las mejores firmas profesionales de España. Nuestros servicios están destinados a que los profesionales y sus firmas puedan conseguir mayor visibilidad y oportunidades de negocio.

DIRECTORIO

  • Despachos Profesionales
  • Empresas
  • Registrar mi despacho
  • Registrar mi empresa

NAVEGACIÓN

  • Actualidad
  • Podcast
  • Entrevistas
  • Eventos

ENLACES

  • Contacto
  • Política de privacidad
  • Política de cookies
  • Sitemap

Prodespachos.com © 2025 Todos los derechos reservados