5 errores al implantar un gestor documental en un despacho (y cómo evitarlos)
Implantar un gestor documental en un despacho suele empezar igual: hay demasiados documentos, demasiados canales de entrada y demasiadas búsquedas “a la carrera”. La decisión llega por necesidad real… pero la implantación puede torcerse si se trata como una compra de software más.
Un gestor documental no solo sirve para “guardar PDFs”. Afecta a cómo entra la documentación, quién la clasifica, quién accede, cómo se recupera y qué evidencias quedan cuando llega una revisión o una inspección. Por eso, lo que determina el éxito no es solo la herramienta, sino cómo se implanta.
Estos son los cinco errores más comunes que vemos en despachos, y cómo evitarlos desde el primer día.
1) Elegir por precio o por una demo “bonita”
Es el error número uno. En una demo todo parece fácil: clics rápidos, pantallas limpias y promesas de automatización. El problema es que la demo rara vez reproduce tu realidad: volumen, campañas, excepciones, colaboradores, accesos externos o picos de trabajo.
Cómo evitarlo: define antes tres criterios no negociables y úsalo como filtro en todas las demos:
- Velocidad de búsqueda (lo que tarda el equipo en encontrar lo crítico).
- Integraciones reales con tus herramientas (contabilidad, facturación, correo, etc.).
- Control (permisos, trazabilidad, registros, copias y recuperación).
Si un proveedor no responde bien a estos tres puntos, una interfaz bonita no compensa. Lo barato sale caro cuando el equipo acaba “guardando fuera” porque el sistema no encaja.
2) Implantar sin definir procesos y responsabilidades
Muchos proyectos fallan por algo muy simple: el despacho compra el software y luego intenta “encajarlo” en el caos existente. Resultado: cada persona clasifica distinto, se duplican carpetas, se rompe la lógica por cliente/ejercicio y el sistema se vuelve difícil de mantener.
Cómo evitarlo: antes de tocar la herramienta, alinea el “mínimo viable” de proceso:
- ¿Por dónde entra la documentación (correo, portal, escáner, integración, cliente)?
- ¿Quién valida y quién clasifica?
- ¿Qué estructura se mantiene siempre (cliente, ejercicio, tipo) y qué es flexible?
No hace falta burocracia, con una sesión corta y un esquema claro ya reduces fricción. Lo importante es que el gestor documental refleje cómo trabaja el despacho, no cómo trabaja el software “en abstracto”.
3) Dejar permisos, seguridad y trazabilidad para el final
En despachos y asesorías la documentación no es neutra: nóminas, datos fiscales, información bancaria, contratos o comunicaciones con la Administración. Aun así, muchas implantaciones empiezan “abriendo acceso a todo” para acelerar… y luego cuesta mucho corregirlo.
Además, cuando no hay trazabilidad (quién accede, quién descarga, quién modifica), aparecen dudas internas y riesgos externos. Y cuando faltan buenas copias y recuperación, cualquier incidencia técnica se convierte en un problema operativo serio.
Cómo evitarlo: desde el inicio define:
- Roles y permisos por perfil (administración, fiscal, laboral, socios, colaboradores, clientes).
- Trazabilidad: qué se registra y cómo se consulta.
- Respaldo y recuperación: frecuencia de copias, retención y procedimiento en caso de incidencia.
Si el proveedor solo responde con “cumplimos la normativa”, pide evidencias: documentación técnica, controles de acceso, políticas de backup y registro de actividad. En cumplimiento, las generalidades no sirven.
4) No asegurar integraciones con los programas de contabilidad
Un gestor documental puede ser muy potente, pero si no encaja con el ecosistema real del despacho —especialmente con el software de contabilidad— el equipo termina haciendo lo de siempre: descargar archivos, renombrar, subir a otra herramienta y repetir tareas. Eso no solo ralentiza el trabajo, también aumenta errores y hace que la implantación pierda sentido.
Antes de decidir, conviene comprobar si la solución se enlaza con los programas contables que ya utilizáis y si esa integración está pensada para automatizar tareas repetitivas (por ejemplo, volcado de datos o contabilización de facturas), no solo para “adjuntar documentos”.
Por ejemplo, Matrix Asesor se integra con más de 40 programas de contabilidad y, con Matrix AUTOFORM, automatiza la contabilización de facturas.
5) No planificar adopción: formación, acompañamiento y métricas
Un gestor documental fracasa cuando el equipo lo percibe como una carga. Y eso ocurre si no hay formación práctica, si el sistema no se integra en el flujo de trabajo o si no existe alguien que resuelva dudas de forma rápida durante las primeras semanas.
Además, sin métricas, el despacho no sabe si la implantación está funcionando. A veces se asume que “ya está implantado” porque está contratado, cuando en realidad se sigue trabajando por fuera.
Cómo evitarlo: prepara un plan corto de adopción:
- Formación enfocada a tareas reales (no a “features”).
- Un responsable interno (aunque sea parcial) que marque criterio y resuelva dudas.
- Indicadores simples: tiempo para encontrar documentos, número de incidencias, uso por perfiles, documentos bien clasificados.
Cuando se mide, se mejora. Y cuando el equipo ve que ahorra tiempo, la adopción llega sola.
Cómo implantarlo sin complicaciones
Una implantación ordenada suele seguir este orden:
- Define estructura mínima y permisos.
- Integra los canales principales de entrada de documentación.
- Migra lo imprescindible y valida que se encuentra rápido.
- Forma al equipo con casos reales.
- Mide durante 30 días y ajusta.
Y si además estás en fase de selección (antes de implantar), es buena idea apoyarte en un criterio comparativo claro. Puedes ampliar con esta guía para elegir software de gestión documental para despachos.
