Un nuevo real decreto establece obligaciones mínimas para que el entorno de trabajo sea comprensible y accesible. Las empresas deben prepararse para su aplicación, prevista para el 2 de enero de 2027.
La accesibilidad cognitiva en el empleo persigue un objetivo sencillo: conseguir que todas las personas puedan comprender la información, los procesos y las herramientas de su entorno laboral. Para ello, contempla medidas como el lenguaje claro, la lectura fácil, la comunicación alternativa y el acceso a los sistemas sin necesidad de memorizar contraseñas.
A partir de enero de 2027, estas medidas dejarán de ser únicamente buenas prácticas para convertirse en obligaciones en los supuestos previstos por la normativa.
Durante años, la accesibilidad laboral se ha relacionado principalmente con las barreras físicas: rampas, puertas adaptadas o mobiliario accesible. Sin embargo, existe otra barrera menos visible, pero igualmente importante: la dificultad para comprender la información, los procedimientos y las herramientas que se utilizan diariamente en el trabajo.
Precisamente, la accesibilidad cognitiva busca eliminar estas dificultades y facilitar una mayor autonomía a las personas trabajadoras.
Fecha clave: 2 de enero de 2027
El Real Decreto 707/2026 establece nuevas exigencias en materia de accesibilidad cognitiva en el empleo. Las empresas afectadas deben revisar sus procedimientos y adoptar los ajustes razonables necesarios antes de su entrada en vigor.
Índice de contenidos
La accesibilidad cognitiva no es un concepto abstracto. Se traduce en medidas prácticas que facilitan la comprensión y la autonomía de las personas en su entorno laboral.
Entre ellas se encuentran la utilización de un lenguaje sencillo, la elaboración de documentos en lectura fácil, la posibilidad de emplear sistemas de comunicación aumentativa y alternativa y el acceso a las herramientas de trabajo sin tener que memorizar contraseñas.
En definitiva, se trata de diseñar los procesos laborales para que cualquier persona pueda comprenderlos y desenvolverse con la mayor autonomía posible.
El objetivo de la accesibilidad cognitiva
Facilitar que las personas trabajadoras puedan entender la información, utilizar las herramientas de trabajo y participar en los procesos de la empresa de forma autónoma, mediante comunicaciones y procedimientos accesibles.
La obligación de adoptar medidas de accesibilidad y adaptación de los puestos de trabajo para las personas con discapacidad ya estaba contemplada en la legislación española.
El artículo 40 del texto refundido de la Ley General de derechos de las personas con discapacidad y de su inclusión social establece la obligación general de adoptar medidas adecuadas de adaptación del puesto de trabajo y accesibilidad.
Estas medidas tienen como finalidad garantizar la igualdad de oportunidades y evitar situaciones de discriminación en el ámbito laboral.
El Real Decreto 707/2026 concreta las obligaciones relacionadas con la accesibilidad cognitiva y establece unas exigencias mínimas que las empresas deberán cumplir a partir del 2 de enero de 2027.
La nueva regulación pone el foco en la comprensión de la información laboral, la adaptación de los procedimientos y la utilización de herramientas accesibles.
Normativa de referencia
Artículo 40 de la Ley General de Discapacidad: obligación general de adaptar los puestos de trabajo y garantizar la accesibilidad.
Real Decreto 707/2026: concreción de las medidas mínimas de accesibilidad cognitiva, con entrada en vigor prevista para el 2 de enero de 2027.
Según explica Securex RRHH, la normativa se dirige a las empresas que cuentan con personas trabajadoras con un grado de discapacidad igual o superior al 33 %, especialmente cuando se trata de discapacidad intelectual.
La regulación no establece un número mínimo de trabajadores para activar estas obligaciones.
Por tanto, el factor determinante no es el tamaño de la empresa, sino la presencia en su plantilla de personas trabajadoras que se encuentren en las situaciones contempladas por la norma.
No depende del tamaño de la empresa
Las obligaciones de accesibilidad cognitiva no están vinculadas a un umbral mínimo de plantilla. Su aplicación depende de las circunstancias de las personas trabajadoras y de las necesidades de adaptación previstas legalmente.
El nuevo marco normativo incorpora una serie de medidas mínimas que afectan a distintos ámbitos de la organización y de la gestión de los recursos humanos.
Las empresas deberán publicar las ofertas de trabajo utilizando un lenguaje sencillo y comprensible.
También deberán ofrecer la posibilidad de adaptar las entrevistas de selección sin coste para la persona candidata y sin que esta circunstancia suponga su exclusión del proceso.
La información y la formación relacionadas con la prevención de riesgos laborales deberán facilitarse en formatos comprensibles.
Esto incluye las instrucciones de seguridad y la información sobre emergencias, que deberán adaptarse para que las personas trabajadoras puedan entenderlas correctamente.
Las empresas deberán facilitar sistemas de identificación y acceso a las herramientas laborales que no obliguen a memorizar contraseñas cuando esta exigencia suponga una barrera.
Se deberá permitir la alternativa de identificación más adecuada para cada persona, incluyendo asistencia remota cuando resulte necesaria.
La comunicación interna deberá adaptarse a las necesidades de las personas trabajadoras.
Para ello, se facilitará su medio habitual de comunicación y se adaptarán los documentos relacionados con las tareas, las reuniones y otras actividades laborales.
Los cambios de tareas o cualquier información relevante para el desempeño del puesto deberán comunicarse, como mínimo, por escrito.
Además, cuando la persona trabajadora lo solicite, la comunicación también deberá realizarse verbalmente.
La empresa deberá revisar los apoyos necesarios, los horarios, los tiempos de trabajo, la carga laboral y las tecnologías de apoyo.
Estos ajustes razonables deberán decidirse contando con la participación de la persona afectada, teniendo en cuenta sus necesidades concretas.
Las acciones formativas dirigidas a la plantilla deberán incorporar criterios de accesibilidad cognitiva.
Esto supone facilitar materiales en lectura fácil y, cuando sea necesario, utilizar formatos alternativos que permitan comprender correctamente los contenidos.
Los procesos de incorporación y adaptación deberán incluir guías y manuales en lectura fácil.
Asimismo, se deberá disponer de una persona de referencia que facilite el acompañamiento durante la incorporación y la adaptación al entorno de trabajo.
Ocho ámbitos que las empresas deben revisar
El incumplimiento de las obligaciones de accesibilidad cognitiva no afecta únicamente a la imagen de la empresa.
Según recuerda Securex RRHH, puede dar lugar a sanciones dentro del régimen de igualdad de oportunidades, no discriminación y accesibilidad universal.
Además, la negativa a realizar un ajuste razonable puede constituir una situación de discriminación.
Por ello, anticiparse a las nuevas exigencias y revisar los procedimientos internos es una medida importante para reducir riesgos legales y garantizar un entorno laboral inclusivo.
El incumplimiento puede tener consecuencias legales
No adoptar las medidas exigibles de accesibilidad cognitiva puede generar responsabilidades y sanciones. Asimismo, denegar injustificadamente un ajuste razonable puede considerarse discriminación.
Aunque el plazo de entrada en vigor pueda parecer suficiente, la implantación de estas medidas requiere planificación y tiempo.
Las empresas deben revisar sus procesos de selección, adaptar la documentación a formatos de lectura fácil, comprobar la accesibilidad de los sistemas de fichaje y establecer procedimientos para gestionar las solicitudes de ajustes razonables.
Entre las actuaciones que conviene comenzar a preparar destacan las siguientes:
Cuanto antes se inicie el diagnóstico de accesibilidad, más sencillo resultará introducir las adaptaciones necesarias sin concentrar todas las actuaciones en las semanas previas a enero de 2027.
La anticipación es fundamental
Revisar los procedimientos de recursos humanos, adaptar la documentación, comprobar los sistemas de acceso y preparar un protocolo de ajustes razonables permitirá a las empresas afrontar las nuevas exigencias de accesibilidad cognitiva con mayor seguridad.
Desde Securex RRHH destacan que la accesibilidad cognitiva no tiene por qué implicar grandes inversiones. En muchos casos, consiste en organizar la información y los procedimientos de forma que resulten comprensibles para las personas que deben utilizarlos.
La entrada en vigor de estas obligaciones representa un paso más hacia entornos laborales inclusivos, en los que la accesibilidad también se extiende a la comunicación, la formación y los procesos cotidianos de trabajo.
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