HUB nace a partir de una pregunta incómoda: ¿por qué tantas asesorías implantan Bitrix y, aun así, acaban trabajando igual que antes? ¿Qué visteis en el mercado para llegar a esa conclusión?
Alfredo García-Hevia: La respuesta no nace de un plan de negocio brillante, sino de darme muchos golpes en la calle. Yo venía de trabajar en un partner de Sage y mi día a día era convencer a despachos de que cambiaran su programa central. Eso generaba un estrés enorme y muchos fracasos. No me sentía cómodo, porque para mí la confianza es innegociable.
Vi claro que debíamos ayudar resolviendo problemas del día a día (conciliación, OCR…) sin obligarles a cambiar su programa de siempre. Bitrix fue una casualidad en pandemia; una herramienta abierta que nos permitió diseñar soluciones. Hoy es una de nuestras herramientas, pero nuestra verdadera esencia la descubrimos al ver qué pasaba cuando el cliente compraba el software.
Evaristo Álvarez: Exacto. Lo que realmente vimos en el mercado fué que aunque los asesores invertían en herramientas tecnológicas, no avanzaban en la gestión, seguían igual porque intentaban automatizar el caos. Y si tú automatizas el caos, lo único que consigues es un caos más rápido.
Vimos a socios comprando software pensando que era una varita mágica. Pero si sueltas una herramienta en un despacho donde el trabajo se reparte a voces, la contabilidad se controla tachando Excel con fosforito y el conocimiento está en la cabeza de dos personas, no sirve de nada. Yo siempre se lo digo a los clientes: si tu método de trabajo no funciona pintado en un papel papel, tampoco va a funcionar en una pantalla.
Durante años habéis visto despachos invertir en tecnología esperando un cambio que nunca llegaba. Desde vuestra experiencia, ¿qué es lo que realmente falla?
Evaristo Álvarez: El principal fallo es confundir «comprar tecnología» con «implantar un método». En la trinchera vemos que fallan cuatro cosas: primero, el proveedor suelta la herramienta y desaparece, dejando al equipo solo. Segundo, se prioriza el software antes que ordenar el proceso. Tercero, la resistencia humana; el empleado se agarra a la excepción del 1% para boicotear la herramienta y volver a su zona de confort. Y cuarto, la falta de liderazgo: si el equipo lo ve como un capricho del jefe y no como un beneficio para ellos, el proyecto nace muerto.
Alfredo García-Hevia: Estratégicamente, a lo que comenta Evaristo se suma que históricamente ha faltado visión global. Nos hemos pasado años obsesionados con herramientas sueltas: el mejor OCR, el mejor portal… pero no cerrábamos el círculo. Hoy, las integraciones y la IA sí permiten conectar la información del cliente y medir la rentabilidad real. Pero tener la tecnología más puntera no sirve de nada si los cimientos humanos y organizativos de la oficina están rotos.
Defendéis que es crítico partir de la operativa real antes de tocar una herramienta. ¿Por qué?
Alfredo García-Hevia: Porque la tecnología hoy permite tener una visión desde arriba de todo el despacho, pero exige un esfuerzo previo al que no todos están dispuestos: levantar la cabeza del teclado y organizar tu casa. Si no entiendes tu operativa, te estrellas.
Evaristo Álvarez: La tecnología es un amplificador. Si en tu despacho te traen facturas en bolsas del Mercadona o el control depende de la memoria de alguien, meter un software complejo de golpe solo genera más ruido. El gran fallo del sector ha sido instalar un programa, dar unas claves y desear suerte. Nosotros nos negamos a hacer eso. Antes de encender una pantalla, nos sentamos a hacer una consultoría para entender cómo trabajan y detectar ineficiencias y trazar una hoja de ruta y sólo después, nos metemos a sacarle partidos a la herramienta.
Decís que os “metéis en la cocina” del despacho. ¿Qué significa exactamente eso en vuestro día a día?
Evaristo Álvarez: Significa pasar de la visión idílica de la página web a la realidad cruda. En un restaurante ves el salón perfecto, pero en la cocina hay humo, gritos y sartenazos. Yo me siento con ellos y hago las preguntas incómodas: «¿Qué pasa cuando entra un cliente? ¿Quién lo persigue si no contesta al presupuesto?». Ahí se miran nerviosos y confiesan que todo está en su cabeza. Meternos en la cocina es mancharse las manos, sacar los procesos secuestrados en la memoria de los socios y replantearlos para hacerlos más eficientes con la tecnología.
Alfredo García-Hevia: Es un trabajo uno a uno, casi artesanal. No vendemos una licencia y desaparecemos. Nos convertimos en compañeros de trinchera para ayudarles a definir sus procesos desde cero. Cuando te metes tan a fondo, ves la verdadera cara de la empresa, y solo desde ahí puedes arreglarla.
Para quien os descubre por primera vez: en pocas palabras, ¿qué ofrecéis y qué problema resolvéis?
Alfredo García-Hevia: No vendemos software; vendemos arquitectura de negocio y tranquilidad. A diferencia del partner clásico que te instala un programa y se va, nosotros aportamos un equipo multidisciplinar (ingenieros, juristas, graduados sociales) que ofrece escucha real y proactividad. Un sistema de gestión no es un mueble; si no tienes un socio tecnológico que te empuje a evolucionar, te quedas obsoleto.
Evaristo Álvarez: Aportamos tranquilidad en la gestión diaria de un despacho con método y tecnología. Resolvemos el «caos operativo». Acabamos con el infierno de apagar fuegos todo el día y depender de la memoria de dos héroes en la oficina. Te damos el manual de instrucciones de tu empresa para que el despacho deje de depender de ti y puedas dejar de ser el administrativo más caro para ejercer, de una vez, como gerente.
El Método HUB 365 propone 12 meses. ¿Por qué es clave este acompañamiento frente a implantaciones rápidas?
Evaristo Álvarez: Porque las implantaciones «milagrosas» en dos semanas son el mayor error de este sector. Si le metes diez procesos automatizados de golpe a un empleado saturado, colapsa. El acompañamiento es innegociable para ir paso a paso, vencer la resistencia humana, dar soporte directo cuando el día a día les ahoga, y ajustar los procesos en tiempo real porque están vivos.
Alfredo García-Hevia: Totalmente. Cambiar la cultura de un equipo de quince años no se hace dándole a un botón. Nosotros apostamos por 12 meses por una razón estratégica: necesitamos vivir un ciclo fiscal completo con el cliente. Hay cierres, Renta, picos de estrés… Hay que estar a su lado cuando hay «fuego real» para ajustar la máquina, no solo el día de la instalación.
Cuando entráis por primera vez en un despacho, ¿qué situaciones se repiten con más frecuencia?
Evaristo Álvarez: Son cuatro patrones calcados: El «Infierno del Excel» (controlar cientos de impuestos tachando líneas), la dependencia del «Héroe» (procedimientos solo en la memoria de alguien clave), la jungla de la comunicación (el WhatsApp personal, clientes sin embudo, socios haciendo de bomberos) y la hemorragia de rentabilidad (regalar horas y trámites por no medir los tiempos).
Alfredo García-Hevia: Escuchando esto, entono el mea culpa. A veces yo mismo he parecido un bombero en HUB apagando fuegos; es algo que pasamos nosotros mismos al crecer hasta las 15 personas. Entendemos ese caos, es fruto de crecer a base de empuje y horas. Pero llega un punto donde chocas con un «techo de cristal». Nosotros ayudamos al socio a romper ese techo, dejar de ser el súper-técnico imprescindible y tomar las riendas como Director General.
Uno de los grandes frenos es que el equipo vea la herramienta como control. ¿Cómo evitáis ese rechazo?
Alfredo García-Hevia: Ese miedo está justificado. Si a un empleado saturado le pones un programa para medir sus tiempos, piensa en el «Gran Hermano». El error del gerente es venderlo como vigilancia. Hay que venderlo como un escudo protector: «esto es para poner orden, que no te escriban un sábado y te vayas a tu hora». En HUB lo aplicamos internamente: la tecnología no es para supervisar en exceso, es para fomentar la responsabilidad individual.
Evaristo Álvarez: Exacto, la tecnología no se impone, se adopta por convicción. Nuestra táctica es gradual: empezamos instalando cosas que les facilitan la vida inmediata (chat, conexión de correos). El «trabajo sucio» (configurar procesos) lo hacemos a puerta cerrada con la gerencia y se lo entregamos listo para usar. Asumimos el rol de formadores para quitarle esa fricción al socio y les damos soporte directo a los empleados para que no se atasquen.
¿Qué señales indican que una asesoría ha llegado a su punto de inflexión y va a colapsar?
Evaristo Álvarez: Te das cuenta cuando crecer ya no te da alegría, te da terror. Las señales son claras: vértigo al cliente nuevo, socios actuando de bomberos todo el día, miedo a que un empleado clave se ponga enfermo, y la sensación constante de trabajar muchísimas horas pero ganar menos dinero por los servicios que regalas.
Alfredo García-Hevia: La señal definitiva, que nosotros mismos vivimos en nuestra etapa de crecimiento, es la pérdida de control visual. Llega un momento en que no sabes en qué está trabajando tu equipo. El software justifica su precio porque te permite ver tu empresa desde arriba: quién lleva qué y dónde está el atasco. Escalar sin eso es conducir a 120 por hora con los ojos vendados.
¿Por qué decidís no implantar en serie ni trabajar con cualquier despacho?
Alfredo García-Hevia: Trabajamos con otras empresas por confianza, pero nuestro foco y origen son los despachos. Y filtramos por pura responsabilidad. Sabemos el esfuerzo que exige curar el caos organizativo. No queremos entrar en una oficina que solo busca un «parche informático» para seguir haciendo lo mismo de siempre.
Evaristo Álvarez: No somos despachadores de licencias. Advertimos que es totalmente necesario la implicación de las personas que puedan tomar decisiones y conozcan los procesos, es decir la disposición para sentarse a esculpir un «traje a medida». Quien busca un botón mágico o no quiere pararse a analizar cómo trabaja, no está preparado para escalar con nosotros.
¿Qué os diferencia realmente de otros partners que entregan manuales o plantillas?
Alfredo García-Hevia: Tres cosas: no vendemos cursos, vendemos acompañamiento. Tenemos un método forjado en el barro. Y lo más estratégico: nunca nos hemos cerrado a una sola herramienta. Mientras otros decían que todo debía construirse dentro de Bitrix, nosotros usábamos APIs, integraciones y creamos herramientas propias como Imput24. La IA nos ha dado la razón: el futuro es abierto y conectado, no encerrado en una caja.
Evaristo Álvarez: Cómo he comentado antes, nosotros empezamos con una sesión de Consultoría que realizo yo mismo. De ahís se saca un informe diagnóstico y una hoja de rutra donde se priorizan los procesos más urgentes y se realiza un plan de trabajo a un año..
He visto a gerentes ahogados a los que les dan unas claves y les dicen «ahora implántalo tú» o apáñatelas con un curso de formación. Eso genera un rechazo brutal. Nosotros entendemos tu desorden y nuestros técnicos configuran el sistema por detrás para entregártelo montado y funcional.
¿Qué impacto real habéis visto cuando los procesos empiezan a funcionar de verdad?
Evaristo Álvarez: El impacto se siente directamente por el cliente, cuando el conocimiento ya no depende de la memoria de nadie. Empiezas a crecer sin vértigo ni necesidad de contratar a lo loco. Cortas la hemorragia de horas regaladas porque ahora presupuestas lo que está fuera de cuota. Y, por fin, tienes tiempo de ejercer como consultor o simplemente para vivir.
Alfredo García-Hevia: A mí el impacto que más me llena es el humano. Ver el alivio en la cara de un cliente cuando nuestro equipo logra desatascar su caos es gratificante. Hemos crecido juntos. Sentimos que no solo configuramos tecnología, sino que le quitamos estrés a las personas y mejoramos su vida en la oficina.
¿Qué tipo de tareas suelen ser las primeras en ordenarse y digitalizarse?
Evaristo Álvarez: No empezamos por el tejado. Primero apagamos el ruido: centralizamos correos, WhatsApp y llamadas. Luego vamos al Onboarding: automatizamos presupuestos y bienvenida para marcar las reglas al cliente. Y después atacamos la contabilidad, modelos fiscales, laboral, renta etc: automatizamos toda la interacción tanto con el cliente como con los empleados para que sea la máquina quien trabaje en estas tareas que no aportan valor.
Alfredo García-Hevia: Exacto, es pura estrategia de cimientos. Si empiezas queriendo automatizar lo más complejo el primer día, saturas al equipo. Hay que liberarles carga rápida primero.
Cuando un despacho tiene visibilidad real, ¿cómo cambia el papel del socio en la toma de decisiones?
Alfredo García-Hevia: Se resume en una palabra: libertad. Sin visibilidad, eres un rehén de tu empresa, tienes que estar presente persiguiendo a todos. Cuando ves tu negocio desde arriba, pasas de «bombero mayor» a Director General. Recuperas la claridad mental para pensar a futuro en lugar de angustiarte por el impuesto que vence mañana.
Evaristo Álvarez: Pasas de dirigir por fe, a dirigir con datos. Dices adiós a la intuición porque ves qué cliente te hace perder dinero. Delegas con red de seguridad porque el sistema controla las tareas. Y te conviertes en un verdadero consultor para tu cliente.
¿Qué va a suponer realmente la IA para los despachos y por qué sin procesos puede ser un “software vacío”?
Evaristo Álvarez: La IA no lee mentes. Si tu despacho funciona a base de libretas, la IA no tiene de dónde alimentarse. Además, sin protocolos, tienes a empleados subiendo datos confidenciales a IAs públicas para ahorrar tiempo. Meter IA en una oficina sin estandarizar el trabajo primero, es un suicidio.
La IA va a permitir hacer el trabajo mucho más rápido y eliminar o reducir las tareas repetitivas, con todo lo que eso conlleva.
Alfredo García-Hevia: Como vengo diciendo en mis artículos, la IA es una revolución del pensamiento, pero la ética es clave. La IA es el motor de un Fórmula 1; si se lo pones a un coche con las ruedas pinchadas (tu desorden organizativo), solo te vas a estrellar mucho más rápido y con más ruido. Te permite «cerrar el círculo» y ser ultra rentable, pero exige hacer los deberes antes.
Para un despacho frustrado que ya ha probado otras herramientas, ¿qué debería plantearse?
Evaristo Álvarez: No debería preguntarse qué software comprar, sino por qué falló el anterior. Suele ser un problema de enfoque. Deben plantearse: ¿Sabemos cómo queremos trabajar? ¿Estamos dispuestos a cambiar hábitos o solo queremos una herramienta que no nos incomode? Si no hay decisión de ordenarse, cualquier programa volverá a decepcionar.
Alfredo García-Hevia: Yo les daría un consejo de honestidad brutal: la culpa casi nunca es del software. Han intentado poner una tirita tecnológica a una empresa que necesita quirófano organizativo. Si no estás dispuesto a mancharte las manos y cambiar tus procesos desde dentro, ahórrate el dinero y no compres nada más.
Mirando al futuro, ¿cómo imagináis el despacho que sí ha hecho bien este proceso?
Alfredo García-Hevia: Yo veo una revolución donde el asesor se convierte en algo parecido a un médico. Con la IA, el cliente creerá que lo sabe todo por hacer un par de preguntas a un chat, pero vendrá buscando lo que solo un humano puede dar: escucha, un diagnóstico real y calma. El valor ya no será calcular el dato, será dar seguridad.
Evaristo Álvarez: Por un lado, la administración terminará calculando los borradores de todos nuestros impuestos, puesto que ya tiene lo que necesita para ello. Y el despacho dejará de ser una asesoría que presenta impuestos para convertirse en verdaderos «Arquitectos de Datos».
El despacho debe evolucionar hacia la consultoría estratégica. No tendrán «temporadas altas» de estrés en julio. Su burocracia estará en manos de trabajadores digitales.
El mercado artesanal acabará cerrando por no saber adaptarse.
