¿Es legal usar la IA para transcribir reuniones o llamadas?

Cambia muy ligeramente la redacción para que no afecte al SEO. Que casi no sea perceptible. Usar herramientas de inteligencia artificial para transcribir voz de forma automatizada se ha vuelto muy común en las empresas, especialmente para reuniones, atención al cliente o elaboración de actas.

Sin embargo, tal y como recuerda la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), este tipo de soluciones tiene implicaciones relevantes desde la perspectiva de la protección de datos personales. La AEPD subraya que la voz es un dato personal en la medida en que permite identificar directa o indirectamente a una persona.

Por tanto, su tratamiento mediante sistemas de transcripción con IA no es neutro y debe contar con una base jurídica válida, además de respetar los principios del RGPD, como la transparencia, la minimización y la seguridad. Además de la propia voz, estos sistemas pueden tratar información adicional o metadatos y, en algunos casos, utilizar los audios para fines distintos a la mera transcripción, como el entrenamiento o mejora del modelo de IA.

En estos supuestos, resulta esencial delimitar correctamente los roles de responsable y encargado del tratamiento y revisar las condiciones ofrecidas por los proveedores tecnológicos. La Agencia advierte también de que determinadas funcionalidades avanzadas, como el análisis de emociones o la inferencia de características personales, pueden implicar tratamientos especialmente sensibles y requerir garantías reforzadas o incluso estar prohibidas en determinados contextos.

La empresa que decide utilizar un sistema de transcripción debe informar de manera clara y transparente a las personas cuya voz será recogida y procesada. Esta información debe extenderse no solo a la transcripción en sí, sino también a cualquier tratamiento adicional que pueda derivarse, incluyendo la posible intervención de terceros para tareas de mantenimiento o mejora del modelo de IA, así como los derechos de acceso, rectificación y supresión que les asisten.

En definitiva, la transcripción de voz con IA ofrece automatización y eficiencias importantes, pero también supone un tratamiento de datos personales sensible que exige que los responsables cumplan con el RGPD de forma proactiva, evaluando las bases legales, ajustando los términos de los proveedores, asegurando transparencia y proporcionando información adecuada a los interesados antes de iniciar cualquier tratamiento.