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Entrevistas / Detalle

30/10/2012

Entrevista a Michael Hoffman - Socio director en España de Atrendia

Un experto de fama mundial en la gestión de recortar los tiempos muertos en los procesos de trabajo de los profesionales y/o directivos.


Michael Hoffman | Socio director en España de Atrendia


"La revista Forbes afirmó que la sobrecarga de correo electrónico es la principal causa evitable de pérdida de productividad en las organizaciones de hoy en día"
"La firma escandinava de consultoria Atrendia desembarca en España"

¿Por qué decidió establecer una oficina en España?

En primer lugar vine a España porque estábamos en proceso de expansión y queríamos introducirnos en el sur de Europa; pensé que España es el país perfecto para ofrecer nuestros servicios, y por supuesto, después de haber pasado los últimos 20 años en los Países Escandinavos, anhelaba un clima más beningno. La mayor parte de mi trabajo se hace online por lo que podría elegir casi cualquier lugar para trabajar. También debo confesar que en mi primera visita a Barcelona encontré a la mujer de mis sueños.. por lo que fue una elección tanto personal como profesional.

Bueno, entonces, vamos al grano, ¿por qué es España un país perfecto para su oferta?

La cultura española, o debiera decir catalana, estoy aprendiendo, tiene algunas contradicciones interesantes. Por un lado, tienen un estilo de trabajo muy ético y con largas jornadas, pero por otro lado, si comparamos las microempresas o pequeñas empresas españolas con las de EE.UU. o los Países Escandinavos, (de donde proviene la mayor parte de mi experiencia), tendría que decir que hay un gran espacio de recorrido o potencial de mejora, que es muy emocionante.
La buena noticia es que es mucho más fácil introducir el concepto efectividad, que tratar de motivar a la gente para que trabajen más duro, por lo que España tiene una oportunidad de luchar!
Déjenme que les explique un ejemplo reciente de lo que quiero decir:
La semana pasada, en un vuelo regresando de Copenhague, me fijé en un hombre de negocios español, muy bien vestido por cierto, que estaba consultando su correo electrónico durante el vuelo. Puesto que una parte importante de nuestro negocio se basa formar y enseñar a los empresarios en cómo gestionar su correo electrónico, siempre siento curiosidad por ver cómo las personas administran sus bandejas de entrada (sin que sepan que se les está observando, claro!)
Era fascinante: aunque no podía ver lo que el hombre estaba escribiendo -ni lo pretendía- lo que encontré interesante era su método: Iba de una carpeta a otra en busca de mensajes que requerían acción, es decir, ser contestados. Empleó más de cinco minutos en búsquedas sobre qué hacer, así como re-lectura del correo electrónico hasta que por fin encontró lo que necesitaba para poder responder. La acción en sí misma sólo tomó un par de minutos! Así que imagínate, este hombre gasta cinco minutos de búsqueda por cada dos minutos de trabajo de valor añadido que realiza. Es increíble que la empresa no esté en bancarrota!!

Me suena a que así es como todo el mundo trabaja con el correo electrónico. Por lo que interpreto, está sorprendido de que no todas las empresas españolas estén en quiebra debido a la mala gestión del correo electrónico?

Bueno, eso es tal vez una exageración, pero la revista Forbes afirmó que la sobrecarga de correo electrónico es la principal causa evitable de pérdida de productividad en las organizaciones de hoy en día y eso lo publicó en el 2008 ! ¿Cree que ha mejorado? pero fíjese no dicen que sea una de las principales causas, sino LA CAUSA principal. Y, sin embargo, las empresas no hacen nada al respecto o como mucho, aplican pequeños parches.

No parece que haya ninguna solución... Yo lo he probado todo!!

Lo que quiere decir, es que usted ha tratado de averiguarlo por sí mismo. Eso funcionó al principio, hace unos años, pero luego el uso del correo electrónico creció más allá del punto en que el hágalo usted mismo podía funcionar.
El correo electrónico ha pasado de ser una novedad, a nuestra principal fuente de comunicación, después del teléfono. Sin embargo, la mayoría de la gente piensa que puede utilizar las mismas herramientas, métodos y mentalidad para manejarlo, como lo hizo hace 10 años, y se equivocan.
Imagine un carpintero que hoy en día no cuente con herramientas eléctricas o mejor aún, imagine su vida sin un teléfono móvil. Estoy seguro de que es obvio para usted que no podría hacer su trabajo sin él. El teléfono móvil ha situado nuestra capacidad de trabajo a otro nivel, y eso es exactamente lo que nuestros clientes sienten sobre nuestro complemento (add-in) y la metodología Lean.
Como anécdota, les diré que uno de mis clientes me ha llamado en estado de pánico esta mañana, debido a que su departamento de TI había desinstalado nuestro complemento para Outlook y ya no podía gestionar sus correos electrónicos sin él. Tenga en cuenta que este cliente ha estado usando nuestro método durante menos de una semana, pero su antigua forma de trabajar era tan caótica que ya no puede imaginar volver a ella. Y sin embargo, era el mismo método que usan todos los demás.

¿Puede explicarnos qué quiere decir con la aplicación de la metodología Lean? ¿No es la metodologia usada en la industria automovilística?

En realidad, LEAN se aplica a muchas cosas hoy en día. Lean es sólo una etiqueta para definir recortar el tiempo muerto y asegurar de que se agrega valor para el cliente, durante cada paso de cada proceso.

¿Y aplican también esto al correo electrónico?

Lo aplicamos al proceso de e-mail, pero también ayudamos a las empresas a identificar dónde aplicarlo, como en reuniones, formación, ventas y márketing. Casi cualquier proceso puede ser mejorado aplicando la filosofía Lean. Pero no quiero que piensen que sólo trabajamos acerca de Lean. Somos una consultora para la gestión del cambio. Eso significa que entendemos que lo primero es el cambio de mentalidad o manera de pensar.

Entonces, ¿cómo hacen para cambiar la manera de pensar?

En realidad no se trata tanto de cambiar la mentalidad, sino de entender la biología y la psicología de la forma de pensar. Hay tres principios básicos:
1º) Si no les gusta, no lo van a hacer. Sencillamente, usted no puede obligar a la gente, o hacer que se sientan involucrados, si primero no experimentan por ellos mismos un gran cambio positivo.
2º) No se puede cambiar la forma en que alguien ha trabajado durante 15 años, en una sola sesión de entrenamiento. Incluso aunque les gustara la nueva forma de trabajar, se necesita tiempo antes de que se convierta en una rutina de confianza para todas las situaciones, y
3º) Porque en definitiva, se trata de la formación de nuevos hábitos, y si éstos no están apoyados por la Dirección de la empresa, no van a durar.
Como ven, todo es bastante simple, pero todavía hay muchas organizaciones que querrían algún tipo de pastilla para distribuir en masa y por el precio de una tapa!!

¿Cuánto tiempo se tarda en aprender este método... y cuánto para ver los resultados?

El aprendizaje es muy práctico. En relación a nuestra formación para la gestión de correo electrónico, no sólo va a ver resultados ya en la primera sesión de una o dos horas, sino que te sentirás como si te hubieras sacado 20 kilos de encima. El alivio de la tensión viene cuando se aprecia que nuestra solución funciona y por primera vez en tu vida tienes el control total de tu bandeja de entrada. Sé que suena demasiado bueno para ser verdad, pero con la excepción de la tarta de mousse de chocolate de mi madre, es bastante insuperable, en términos de la experiencia.

¿Qué consejo le daría a los despachos profesionales, legales y contables en España?

Conozco bien estas profesiones, ya que en mi familia, la mayoría son abogados, contables y banqueros. Principalmente, necesitan formas de transmitir información de manera clara, concisa y lógica, por lo que precisan saber cuál es el mejor método y herramienta a utilizar para transmitir dicha información. Desafortunadamente, ésta es una materia que no se da en la carrera universitaria y a pesar de que es su modus operandi más importante, pocos se forman, después de los estudios.

Me di cuenta en su página WEB (www.atrendia.com) que trabaja con algunas organizaciones muy grandes, con de miles de empleados. ¿Tiene también experiencia con organizaciones más pequeñas y micro empresas?

Es cierto que queremos dar una buena impresión al mostrar que empresas incluídas en Fortune 100, recurren a nosotros para el asesoramiento, pero muchas de nuestras empresas-cliente son bastante pequeñas, de entre 2 y 20 personas. Además, también trabajo individualmente, one on one, con algunos Directores ejecutivos (CEO) de forma regular, con el fin de ayudarles a convertirse en líderes más efectivos.

¿Tienes algo que añadir para nuestra audiencia?

Bueno, que la complacencia es muy cómoda. Es muy fácil creer que se está trabajando productivamente cuando en realidad se está muy lejos de ello. Por término medio, podemos devolver a la empresa, de entre cinco a quince horas a la semana por cada empleado, al tiempo que se reduce también su estrés. Esto ocurre en las empresas que piensan que son bastante o muy productivas Y eso da que pensar ¿no crees?

¿Qué tenemos que hacer si queremos aprender este método? ¿Hay algún Seminario planificado?

¡Ah! Esperaba que me hiciera esta pregunta. He sido invitado para impartir el seminario, La solución para la sobrecarga de información en Amado Consultores, el día 28 de noviembre, de 16,30 a 19,00h., donde hablaré en términos generales sobre cómo podemos, no sólo sobrevivir a la sobrecarga de información, sino convertirla en una ventaja competitiva, especialmente para las pequeñas empresas. Al final del seminario, daremos a conocer una tecnología nueva e interesante, así como algunos consejos prácticos para llevarse. Todo el mundo volverá a casa con una gran bombilla sobre su cabeza!!! ¿También dicen esto en español?

ATRENDIA
T. 934 915 097
M. 696 259 660
mh@atrendia.com
www.atrendia.com



Michael Hoffman , Socio director en España de Atrendia

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