Los riesgos que corres con la firma digital (y cómo evitarlos)

La firma digital se ha convertido en una herramienta imprescindible en la gestión empresarial moderna. Agiliza procesos, reduce costes y aporta seguridad jurídica a los documentos firmados electrónicamente. Sin embargo, como toda tecnología, no está exenta de riesgos. Y conocerlos es clave para evitarlos y proteger la validez legal de tus contratos, acuerdos o comunicaciones.

1. Confundir “firma digital” con “firma escaneada”

Uno de los errores más frecuentes es creer que una imagen de la firma manuscrita insertada en un PDF tiene el mismo valor jurídico que una firma electrónica reconocida.
Nada más lejos de la realidad.
Solo la firma digital basada en un certificado cualificado emitido por una autoridad reconocida (como la FNMT, Camerfirma, o Firma Profesional) garantiza autenticidad, integridad y no repudio.
Una firma escaneada, en cambio, puede ser fácilmente manipulada y no sirve como prueba sólida ante un conflicto legal.

2. Usar certificados caducados o sin control

El certificado digital es como una llave: si está vencida o en manos equivocadas, el riesgo es enorme.
No renovar el certificado a tiempo o compartirlo entre varios usuarios (por comodidad o desconocimiento) puede invalidar las firmas realizadas y, en el peor de los casos, comprometer la identidad digital de la empresa.
Además, si un empleado que ya no pertenece a la organización sigue teniendo acceso al certificado, el riesgo de uso indebido es real.

3. Firmar sin revisar el documento

Parece obvio, pero ocurre más de lo que se cree: firmar sin revisar el contenido exacto del archivo.
Al utilizar plataformas automatizadas, a veces se confía en que “todo está correcto”. Sin embargo, una mínima modificación posterior —incluso de una sola cláusula— puede cambiar completamente el sentido jurídico del documento.
Por eso, siempre conviene verificar el hash o huella digital del archivo antes de firmar y conservar una copia certificada del documento final.

4. Falta de trazabilidad y evidencia de envío

La firma digital no siempre garantiza que el documento haya sido enviado, recibido y leído por la otra parte.
En procedimientos legales o comerciales, esto puede marcar la diferencia.
Por eso, es recomendable complementar la firma digital con servicios de correo electrónico verificado o burofax digital, que certifican la entrega y lectura del mensaje, generando evidencia electrónica válida ante cualquier reclamación.

5. Phishing, suplantación y malware

La digitalización ha traído consigo nuevas formas de fraude. Existen casos en los que ciberdelincuentes imitan portales de firma o envían enlaces falsos que parecen provenir de una entidad de confianza.
Al introducir las credenciales o descargar el supuesto documento, se instala malware que puede robar el certificado o acceder a datos confidenciales.
Nunca firmes un documento desde un enlace sospechoso ni introduzcas tu certificado en webs no verificadas.

6. No verificar la validez jurídica de la plataforma

No todas las soluciones de firma electrónica cumplen con el Reglamento eIDAS (UE 910/2014), que establece los requisitos técnicos y jurídicos para garantizar la validez de las firmas electrónicas en Europa.
Firmar con una herramienta no homologada puede dejarte sin cobertura legal ante un litigio.
Antes de usar cualquier plataforma, asegúrate de que actúe como prestador cualificado de servicios de confianza.

Conclusión: la firma digital, aliada sí, pero con responsabilidad

La firma digital es una aliada estratégica para la eficiencia y la transformación digital, pero requiere gestión, control y conocimiento.
Usarla de forma inadecuada puede tener consecuencias jurídicas, económicas y reputacionales graves.

Proteger tu identidad digital, formar a tu equipo y utilizar plataformas seguras y certificadas son pasos esenciales para firmar con confianza.
Porque en el entorno digital, la seguridad no se da por sentada: se demuestra.