IRPF: el error que muchas empresas cometen en el último trimestre (y cómo evitarlo)

Durante el año, las retenciones de IRPF permiten cierto margen de maniobra.
Pero de octubre a diciembre esa flexibilidad desaparece y es en este periodo donde surgen la mayoría de errores.

Lo esencial que toda empresa debería revisar antes de cerrar el ejercicio

1. El tipo de retención no es fijo

Se calcula al inicio del año y cuando el trabajador se incorpora, en base a:

• Retribuciones previsibles (fijas y variables).

• Situación personal y familiar (modelo 145).

Error habitual: arrastrar variables del año anterior sin analizar si realmente se repetirán.

2. Modelo 145: pequeño documento, gran impacto

Si el trabajador no lo entrega, se aplica el tipo más alto por defecto.
Si los datos son incorrectos, la responsabilidad es del trabajador, siempre que la empresa conserve el modelo firmado.

Consejo clave: archivar todos los modelos 145. Es la única prueba ante una comprobación.

3. Cambios durante el año: no todos se tratan igual

• Cambios salariales o retributivos: regularización inmediata.

• Cambios personales: desde que el trabajador comunica la modificación mediante el modelo 145.

Si la empresa conoce un dato que incrementa la retención y no actúa, la responsabilidad puede ser compartida.

4. La regla crítica del último trimestre

Enero a septiembre: regularización trimestral.
Octubre, noviembre y diciembre: regularización mensual obligatoria.

No se puede esperar al cierre del trimestre. Cada variación debe reflejarse en la nómina inmediata siguiente.

5. Por qué importa, más de lo que parece

Una mala regularización puede provocar:

• Descuadres con Hacienda.

• Ajustes complejos en el modelo 190.

• Problemas en la declaración del trabajador.

• Coste reputacional y administrativo para la empresa.

Conclusión

La regularización de retenciones no es un trámite automático.
En el último trimestre, cada nómina cuenta y no hay margen de error.

Un cordial saludo,
Gabinet Assessor Empresarial