¿Cómo gestiona vuestra empresa o despacho profesional los certificados digitales de terceros?

Desde hace algún tiempo se habla mucho de los certificados digitales. Se trata de un medio que garantiza la identidad de una persona, empresa o entidad en Internet. Permite realizar trámites con la Administración y otros portales, de forma más segura, rápida y cómoda. Para los autónomos y sociedades es fundamental contar con un certificado digital, ya que la Agencia Tributaria obliga a presentar una serie de documentos de forma telemática. Pero… ¿cómo gestiona vuestra empresa o despacho profesional los certificados digitales de terceros?

El problema de los certificados digitales llega cuando es un gestor o un despacho profesional o una empresa que se ocupa de todos los trámites de sus clientes. Y….

● … ¿qué pasa entonces? Lo que suele ocurrir es que solicitan una copia y la contraseña del certificado digital a sus clientes.

● ¿Y qué ocurre? Que ese certificado y su contraseña va de mano en mano cada vez que alguien de la oficina debe hacer un trámite. Porque normalmente el que se ocupa de la Seguridad Social es uno y el que hace la declaración de la renta es otro. Y así sucesivamente, porque son muchas las gestiones con la Administración: realizar consultas y/o peticiones, enviar documentación o firmar documentos para la Agencia Tributaria, la Dirección General de Tráfico y muchas otras. Así lo explican en la web de Holded, un útil programa de gestión para empresas, y que nosotros usamos en nuestro día a día.

● ¿Y si el trabajador de la empresa teletrabaja? Pues se lleva el certificado y la contraseña a su ordenador personal
–si no tiene de empresa– para realizar los trámites desde su domicilio.

● ¿Dónde guarda la empresa este certificado?Normalmente en una carpeta que forma parte de un árbol de clientes donde se acumulan los certificados de todos ellos.

● Pero eso, ¿cumple la ley de Protección de Datos?Evidentemente, no.

● ¿Y a efectos de ciberseguridad, qué nivel de seguridad es ese? Está claro, ¿no? ¡Ninguno!

● ¿Qué ocurre si es despacho profesional, gestoría o empresa desea certificarse con la ISO 27001, otra normativa, o pasar una auditoría externa? Pues que no va a poder ser. Uno de los primeros ítems que se precisa es tener muy bien preservado los datos sensibles como es un certificado digital.

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