En el artículo de hoy veremos cómo automatizar la cotización del RETA para aprovechar esta oportunidad y aportar más valor a los clientes, sin necesidad de aumentar de forma significativa los tiempos de trabajo ni, por tanto, los costes asociados.
Cambios en la legislación de cotización RETA
La libre elección de la base de cotización en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos finalizó con el Real Decreto-ley 13/2022, en vigor desde el 1 de enero de 2023, que sustituyó el antiguo sistema de cotización por base libremente elegida por un modelo basado en los rendimientos netos reales. Para ello, se han fijado 15 tramos de ingresos, ajustando la cuota a la situación económica de cada autónomo.
Con este cambio, los asesores laborales se encuentran ante una obligación adicional, difícil de encajar en una cuota mensual ya muy ajustada dentro del mercado de autónomos. ¿O quizá no?
Una oportunidad desde el punto de vista del negocio
Una opción es no incluir el servicio de seguimiento de la base de cotización si el autónomo no lo contrata de forma adicional. Esta vía puede servir para justificar una revisión de precios. No obstante, sabemos que las posibilidades del mercado son limitadas y que, aunque incorporemos el ingreso, también asumiremos el coste. En el peor escenario, quizá no se cobre, pero sí se incorporará el trabajo.
La clave está en decidir si este nuevo servicio se convierte en una carga más para el despacho o en una oportunidad para diferenciarse, aportar valor y reforzar la relación con el cliente autónomo.
Pero, ¿existen consecuencias por no comunicar?, ¿y si simplemente se espera a que Seguridad Social regularice? Según el artículo 22.1 de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social, se considera infracción grave «no comunicar las variaciones de datos u otras obligaciones establecidas legal o reglamentariamente en materia de inscripción de empresas», con sanciones que pueden oscilar entre los 751 y los 7.500 euros.
¿Quiere decir esto que actualmente se está sancionando? Por ahora no nos consta. Tal vez pueda incorporarse en el futuro a una campaña de seguimiento por parte de la Tesorería, o quizá no. En cualquier caso, resulta recomendable estar preparados para que no nos coja por sorpresa y poder tomar decisiones con la máxima información disponible.
Más allá de la posible sanción, que podrá producirse o no en algún momento, conviene pensar en qué ocurrirá con el cliente si un día recibe una regularización inesperada y tiene dificultades para afrontarla. Puede que no se sienta suficientemente asesorado o, por el contrario, puede ser una oportunidad para reforzar nuestra posición competitiva frente a modelos que no están prestando este servicio.
Por tanto, se cobre o no, existe una oportunidad clara para optimizar el coste del proceso o incrementar el margen si se decide apostar por la automatización. Sin duda, aprender cómo automatizar la cotización del RETA puede convertirse en una ventaja para el despacho.
Visión del proceso sin automatizar y sus costes
En función del volumen de clientes, el tiempo necesario para revisar y regularizar puede situarse entre los 10 y los 20 minutos por cada autónomo. Esto puede suponer un trabajo anual de entre 15 y 30 horas por regularización para una cartera de 100 autónomos. Si se realizan las 6 revisiones anuales previstas por Seguridad Social, la dedicación puede alcanzar entre 90 y 180 horas al año. Es decir, una persona a jornada completa durante prácticamente un mes por cada 100 autónomos.
Obtención de los datos
Según las particularidades del autónomo, será necesario obtener la información relativa a su actividad económica o a sus nóminas. Esto podrá hacerse a través de la asesoría que gestiona el área fiscal, de los modelos tributarios correspondientes o del software de nóminas.
Cálculo de los rendimientos
Siguiendo la normativa del IRPF y los ajustes indicados por Seguridad Social, habrá que calcular el rendimiento correspondiente de cada autónomo.
Elección de tramo y preferencia de la base
Una vez calculado el rendimiento, será necesario comprobar el tramo aplicable y calcular la base adecuada según las preferencias de cuota pactadas con el autónomo. Hay que recordar que sí se puede escoger libremente la base dentro del tramo correspondiente.
Identificación de discrepancias
A continuación, habrá que verificar si la base actual difiere de la que correspondería según los rendimientos calculados.
Contraste con cliente
En función de la política del despacho, será conveniente informar previamente al cliente y contrastar si el cambio le parece oportuno o qué opciones existen dentro del marco normativo.
Actualización de base en Seguridad Social
Si procede, se actualiza la base a través de Sistema RED o Importass.
Comunicación final a cliente
Por último, se podrá informar al cliente del cambio efectuado, enviándole el justificante correspondiente de Seguridad Social.
Cómo automatizar la cotización del RETA
Veamos ahora cómo automatizar la cotización del RETA con un alto grado de personalización y dedicando solo una parte del tiempo que requeriría el proceso manual. Para ello, puede utilizarse el robot de Cotización RETA de la plataforma de Advisorsy.
Configuración inicial y recurrencia
En primer lugar, se configura la cartera de autónomos. Para cada uno de ellos pueden definirse sus preferencias: desde dónde obtener automáticamente los datos de rendimiento, mediante conexión directa con AEAT y el ERP del despacho, si tiene actividad, si es autónomo societario o colaborador, entre otros aspectos.
También es posible escoger si se desea trabajar con Seguridad Social a través de Sistema RED o de Importass. Para cada autónomo, además, se puede personalizar el certificado digital de consulta a emplear, definir si se quiere situar la base en la parte baja, media o alta del tramo, y establecer si nunca debe reducirse su base aunque pudiera corresponderle un tramo inferior.
El despacho puede escoger la periodicidad con la que el proceso debe lanzarse automáticamente, adaptándolo a su forma de trabajar y al nivel de seguimiento que quiera ofrecer a sus clientes.
Obtención de los rendimientos
El sistema obtiene automáticamente los datos de AEAT, Seguridad Social y del software de nóminas, realiza el cálculo del rendimiento, determina el tramo y la base que correspondería, y compara esa información con la base actual del autónomo en Seguridad Social. A partir de ahí, informa de las posibles discrepancias.
Revisión de discrepancias
De forma visual, el despacho puede identificar los autónomos que presentan discrepancias y decidir si desea excluirlos para una revisión manual, regularizarlos uno a uno o lanzar una regularización masiva, dejando fuera aquellos casos que requieran análisis individual.
Contraste con cliente
Opcionalmente, si se desea un mayor grado de automatización, el sistema puede contactar con el cliente mediante una dirección de correo personalizada de la asesoría e informarle del posible cambio. El cliente podrá aceptarlo, rechazarlo o solicitar hablar con un asesor. Si acepta, el robot realizará automáticamente el cambio en Seguridad Social.
Actualización de base en Seguridad Social
Ya sea por aceptación del cliente o por indicación de un asesor desde el panel, el robot lleva a cabo la comunicación correspondiente ante Seguridad Social.
Comunicación final a cliente
Por último, de forma opcional, puede activarse el envío automático de una plantilla de correo personalizada en la que se informa del cambio realizado y se adjunta el PDF de Seguridad Social. También puede enviarse selectivamente esta comunicación con un solo clic desde el propio panel.
Sé proactivo: campaña previa de información
Si preocupa qué recibirá el cliente cuando se automatice el proceso completo, especialmente en una implantación progresiva, lo más recomendable es anticiparse. Una campaña previa de información, mediante una llamada, un vídeo pregrabado o un artículo en el blog del despacho explicando el cambio legislativo y el funcionamiento del proceso de confirmación de la base, puede evitar decenas de horas de trabajo del equipo asesor resolviendo dudas individuales.
Convertir este proceso en algo habitual, claro y bien comunicado ayudará a que el cliente lo perciba con normalidad, del mismo modo que ya asume otras dinámicas recurrentes de gestión con su asesoría.
