Características y requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación según VeriFactu

La publicación del «Reglamento VeriFactu» ha generado numerosas dudas entre empresarios y profesionales, ya que establece los requisitos que deben cumplir los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) para la emisión y recepción de facturas electrónicas.

A continuación, detallamos los recursos necesarios para cumplir con la normativa y las diferentes opciones de uso de estos sistemas.

Recursos necesarios para cumplir con VeriFactu
El reglamento indica que las personas obligadas a emitir facturas deben utilizar un SIF que se ajuste a la normativa. Existen tres tipos de SIF disponibles:

1. SIF disponible en el mercado: Puede ser un software gratuito o de pago, instalado de forma local (on-premise), en remoto o en la nube (cloud).

2. SIF desarrollado internamente: Las empresas pueden desarrollar su propio sistema, siempre y cuando cumpla con los requisitos técnicos establecidos.

3. Aplicación básica de facturación de la AEAT: La Agencia Tributaria pondrá a disposición una aplicación gratuita en su sede electrónica, ideal para quienes necesiten una solución simple que se ajuste a sus necesidades. Esta aplicación será VeriFactu.

Además, existe la opción de delegar la expedición material de las facturas en un tercero o en el destinatario de la operación.

Requisitos clave para un SIF
Un SIF que cumpla con el reglamento VeriFactu debe cumplir ciertos requisitos fundamentales:

1. Garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación: Todos los SIF deben generar un fichero de alta por cada factura emitida y cumplir con las especificaciones del reglamento y su Orden Ministerial.

2. Imposibilidad de alterar los registros de facturación: Una vez generada la factura, no debe ser posible modificarla. Cualquier corrección o anulación debe realizarse mediante procedimientos regulados, generando un registro adicional que conserve los datos originales.

3. Conservación de los registros de facturación: Los registros deben conservarse durante el mismo tiempo que las facturas y debe poder accederse a ellos de manera rápida y sencilla. Además, deben tener la estructura y el formato necesarios para ser leídos por sistemas electrónicos.

4. Capacidad de comunicación con la AEAT: Los SIF deben ser capaces de comunicarse con la AEAT, tanto para responder a sus requerimientos como para poder adoptar en cualquier momento el modelo VeriFactu.

5. Cumplimiento de la normativa de protección de datos: El SIF debe permitir un acceso diferenciado a los datos relevantes para efectos tributarios, garantizando la confidencialidad de otros datos.

6. Registro de eventos: El SIF debe registrar ciertas interacciones con el sistema, a excepción de los SIF VeriFactu.

Soluciones para pequeños empresarios y microempresas
El reglamento también prevé soluciones específicas para pequeños empresarios y microempresas. A través del programa Kit Digital, se pueden obtener ayudas de hasta 2.000€ para la digitalización de procesos, incluyendo la adquisición de un SIF.

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