Con el inicio de un nuevo año también llegan los propósitos, las metas y las estrategias que marcarán nuestro rumbo. En este contenido te presentamos 10 consejos prácticos que pueden ayudarte a ahorrar más de 3.000 horas al año. Descubriremos de dónde proviene esa cifra, cómo adaptarla al volumen de tu asesoría y de qué manera puedes convertir ese tiempo en productividad real.
Infografía resumen
Y como aquí hablamos de ahorrar, lo más coherente es ofrecerte un resumen visual. En esta infografía encontrarás una visión global de todo el contenido de un solo vistazo. También puedes descargarla para incluirla en tu plan estratégico del próximo 2025:
Infografía: 10 tips para ahorrar más de 3.000 horas en tu asesoría este 2025
Gestión de Incapacidades Temporales: ahorro de hasta 39 días
Según datos del segundo trimestre de 2024, la tasa de absentismo laboral en España alcanzó el 6,6% de las horas pactadas. Esto significa que, de media, 1,44 millones de personas no acudieron a su puesto cada día. De ellas, 1,13 millones se ausentaron por bajas médicas (incapacidades temporales), un 5,2% del total, mientras que unas 308.000 (21,4%) lo hicieron sin causa médica.
Todas esas bajas llegan a nuestro autorizado RED mediante el FIE, un proceso que requiere una gestión diaria: comprobación de SILTRA/RED, descarga del fichero y tramitación de los partes y FDIs. En el mejor de los casos, aunque no haya partes nuevos, el control diario puede llevar entre 5 y 15 minutos. Si gestionamos una cartera media de 300 clientes, hablamos de unas 3.000 ITs anuales. Cada una supone unos 5 minutos de dedicación, lo que equivale a 310 horas o 39 días de trabajo al año.
Automatizar total o parcialmente este proceso puede marcar una gran diferencia. Algunas estrategias:
- Usar un LectorFIE compatible con tu ERP de nóminas.
- Automatizar la descarga del FIE mediante RPA (Power Platform, UiPath, etc.).
- Emplear plataformas de robotización como Advisorsy, que ejecutan el proceso completo: descarga, lectura, gestión en ERP y envío de FDI por SILTRA.
Libros Oficiales: ahorro de hasta 8 días
Si piensas “mi ERP ya lo hace”, este apartado te interesa. La generación de los Libros Oficiales tras el cierre del ejercicio parece sencilla, pero su ejecución uno a uno supone un consumo notable de tiempo, especialmente en carteras amplias.
En una cartera de 250 sociedades, aunque el ERP exporte el fichero, cada empresa puede requerir 15 minutos de media: configuración, revisión, exportación, validación en Legalia, envío y descarga de notificaciones. El resultado: 63 horas o 8 días de trabajo.
Para optimizar este proceso:
- Usa un ERP que genere Libros Oficiales de forma automática.
- Automatiza las tareas con soluciones RPA (Blueprism, Automation Anywhere, etc.).
- Implementa robots de Advisorsy para gestionar campañas completas y notificaciones de forma masiva.
Nueva cotización RETA: entre 9 y 56 días anuales
Desde 2023, los autónomos cotizan según sus ingresos reales, con 15 tramos de rendimientos netos. Este modelo, más equitativo y flexible, permite modificar la base hasta seis veces al año. Pero el servicio de revisión y comunicación de cambios puede suponer una carga importante para las asesorías.
Con 300 autónomos y una única revisión anual, el proceso implica unas 75 horas o 9 días. Si se realiza de forma proactiva cada dos meses, la cifra se eleva a más de 450 horas o 56 días.
Estrategias para optimizarlo:
- Usar formularios automatizados (Typeform + Sheets + Zapier).
- Automatizar la consulta de bases actuales vía RPA.
- Utilizar el robot RETA de Advisorsy, que integra la información de AEAT y Seguridad Social, coteja datos y comunica los cambios automáticamente.
Cuentas Anuales: ahorro de 16 días
Si los Libros Oficiales ocupan abril, las Cuentas Anuales dominan julio junto con el Impuesto de Sociedades. Aunque el ERP genere los informes, completar la información, elaborar la memoria, crear la huella digital y coordinar la firma consume mucho tiempo.
En una cartera de 250 sociedades, el proceso requiere unos 30 minutos por empresa, es decir, 125 horas o 16 días.
Estrategias de optimización:
- Emplear un ERP con generación automática de Cuentas y Memoria.
- Usar firma digital con Docusign o Signaturit.
- Robotizar el proceso completo con Advisorsy, que permite generar, firmar y registrar automáticamente cada cuenta.
Control de calidad: más de 2.000 horas anuales
El control de calidad suele posponerse, pero su impacto es enorme. En una asesoría con 300 autónomos y 250 sociedades, realizar chequeos contables periódicos puede suponer más de 2.000 horas o 247 días al año.
Para hacerlo viable:
- Usar un ERP con chequeo automático.
- Conectar un panel visual en Power BI o QlikView a tu base SQL.
- Definir protocolos escritos de revisión y periodicidad.
- Robotizar el proceso con Advisorsy.
Envíos periódicos de documentación: ahorro de hasta 17 días
Las microgestiones (enviar nóminas, balances o informes) consumen gran parte del tiempo diario. En una cartera media, pueden representar 138 horas o 17 días al año.
Cómo reducirlas:
- Implementar un portal de cliente (A3 Doc, Biloop, Kabiku…).
- Automatizar workflows en tu CRM (Odoo, Bitrix).
- Usar chatbots o sistemas de tickets como Freshdesk o Zendesk.
- Delegar la tarea en el robot Assistant de Advisorsy.
Altas en Seguridad Social: 9 días
En sectores con alta rotación laboral, las altas repetitivas son frecuentes. Cada una requiere recepción de datos, transcripción, comunicación al sistema RED, envío al cliente y firma. Con 300 altas anuales, hablamos de 138 horas o 9 días.
Soluciones posibles:
- Usar plataformas de RRHH como Factorial o Holded.
- Recoger datos con Google Forms o Zoho Forms.
- Automatizar el flujo con el robot de Altas de Advisorsy.
Notificaciones electrónicas: entre 6 y 11 días
Las notificaciones electrónicas consumen tiempo, sobre todo si gestionas múltiples clientes. Con 550 clientes y dos notificaciones por año, el cálculo asciende a 91 horas u 11 días.
Optimiza este proceso mediante:
- Uso del DEHú para centralizar notificaciones.
- Automatización con DEH Online o Portal Neos.
- Robotización con Advisorsy Notificaciones para control de vencimientos y envíos automáticos.
Dudas habituales: hasta 10 días
Responder consultas repetitivas puede suponer una gran carga: unas 78 horas o 10 días al año. Centralizar respuestas ahorra tiempo y mejora la satisfacción del cliente.
Para ello:
- Crear un centro de ayuda en tu web (WordPress + BetterDocs).
- Incorporar chatbots o sistemas de tickets.
- Entrenar un modelo de IA interno o integrar bases jurídicas inteligentes (GenIA-L, Lefebvre).
- Usar el robot Assistant de Advisorsy para automatizar las respuestas frecuentes.
Seguimiento periódico de tareas: de la reacción a la proactividad
No esperes a que llegue un correo para empezar una tarea. Sistematizar el trabajo mejora la eficiencia y reduce los tiempos muertos. Para ello:
- Redacta tu manual de procedimientos.
- Define funciones con un organigrama funcional.
- Establece un cuadro horario con la periodicidad de cada tarea y usa checklists.
- Implanta un CRM o ERP con control de tiempos y tareas.
¡Esperamos que estas ideas te ayuden a enfocar tu 2025 con más organización, menos esfuerzo y muchos más resultados!
