Transformación digital: la vigilancia de las notificaciones electrónicas para empresas y asesorías

En esta ocasión queremos profundizar en las dificultades que a veces suponen las notificaciones electrónicas para las compañías. Como ya abordamos en el post anterior la problemática de las notificaciones electrónicas de la Administración con las empresas y qué soluciones existían, ahora queremos profundizar en aspectos como las diferentes plataformas en las que recoger notificaciones y las complicaciones de la fase de vigilancia.

Cambio de paradigma en la recepción de las notificaciones electrónicas

Desde que las notificaciones de las administraciones públicas a las empresas han pasado del papel a ser electrónicas, el cambio de paradigma ha sido más que evidente:

ANTES 

• Notificaciones en papel. La Administración Pública enviaba las notificaciones por correo postal certificado con acuse de recibo puesto que eran de papel.
• Recepción pasiva. Todas las administraciones enviaban a la propia sede física u oficina de la empresa las notificaciones disponibles para la misma.
• Responsabilidad de la Administración y plazo de 30 días. Los organismos públicos enviaban hasta 3 avisos a las empresas para notificarlas. Si esa notificación no era recogida tras esos intentos, se publicaba en el BOE y a partir de entonces la empresa disponía de 30 días para darse por enterada.

AHORA

• Notificaciones electrónicas. La Administración Pública lanza sus notificaciones electrónicas a través de diferentes sedes electrónicas, dependiendo de cada organismo.
• Recogida activa. Las diferentes administraciones ponen en su propia sede electrónica o a través de un concentrador de sedes, las notificaciones a disposición de las empresas y son éstas las que deben acceder para recogerlas. Por tanto, las notificaciones llegan, aunque la empresa pueda no ser consciente de ello y no se ocupe de las mismas.
• Responsabilidad del receptor y plazo de 10 días. Los plazos se reducen drásticamente ya que ahora la empresa dispone solamente de 10 días (a veces incluso menos) para firmar y descargar la notificación electrónica desde que la Administración Pública en cuestión la pone a disposición de su destinatario en la correspondiente sede electrónica. Transcurrido ese tiempo, si la notificación no ha sido recogida, expira, suponiendo para la empresa no sólo el inicio del consumo de los plazos para los trámites informados en ella, sino que en muchas ocasiones ya no sea posible su descarga electrónica, haciéndose así necesaria la personación física de alguien de la empresa en la oficina de la propia administración emisora de la notificación para su recogida.

¿Dónde encontrar cada notificación electrónica? Sedes y concentradores

Actualmente existen más de 25.000 organismos públicos entre estatales, autonómicos, provinciales y locales. Cada uno de ellos está obligado por ley a notificar electrónicamente a las empresas, lo que convierte en titánica la tarea de detectar y recoger esas notificaciones. Principalmente se puede distinguir entre sedes electrónicas individuales de administraciones y sedes electrónicas concentradoras de muchos organismos.

Mediante las sedes electrónicas individuales, muchas administraciones públicas remiten sus notificaciones electrónicas. Es el caso de la DGT (Dirección General de Tráfico) o de la AEAT (Agencia Estatal de la Administración Tributaria). Sin embargo, otras administraciones carecen de su propia sede electrónica y optan por adherirse a las sedes concentradoras de organismos como DEHú (Dirección Electrónica Habilitada Única). Incluso, puede darse el caso de que un organismo notifique a través de su propia sede, pero también, a través de DEHú, como por ejemplo ocurre con la AEAT.

DEHú es la Sede electrónica concentradora de organismos de mayor importancia ya que aglutina muchísimas administraciones públicas diferentes, entre las cuales destacan la Dirección General del Catastro, la Junta de Andalucía, la Junta de Castilla y León, la Hacienda Foral de Navarra, etc.

Inconvenientes en la vigilancia de notificaciones electrónicas

La vigilancia de notificaciones electrónicas se vuelve complicada por la cantidad de sedes existentes. También hay que tener en cuenta que para acceder a cada una de las sedes y concentradores se necesita el certificado digital lo que complica aún más esta gestión ya que obliga a salir de la sesión y cerrar el navegador cada vez que se consulta una sede electrónica, para acceder con un nuevo certificado.

Solución: una herramienta especializada en vigilancia de notificaciones

En ZeroComa han desarrollado la mejor solución de gestión de notificaciones electrónicas: EdasNEO. Para disponer de este servicio solo tienes que indicar qué sedes quieres tener vigiladas para que ZeroComa pueda configurarte esta solución de vigilancia de notificaciones electrónicas. De esta forma, tendrás a un solo clic todas las notificaciones electrónicas de las administraciones públicas pendientes para tu empresa. Contacta con ZeroComa para más información.