Descargar partes de baja, consultar notificaciones, trasladar datos al programa de gestión, solicitar documentos o tramitar altas. Son tareas necesarias para el funcionamiento de una asesoría, pero su repetición diaria consume un tiempo que el equipo podría dedicar al asesoramiento y a la atención de sus clientes.
El reto no siempre consiste en trabajar más rápido, sino en reducir las tareas que necesitan intervención manual. Con ese planteamiento, Advisorsy desarrolla robots que ejecutan procesos repetitivos del despacho y reservan para los profesionales la revisión de las excepciones.
Su propuesta parte de una premisa: automatizar sin obligar a la asesoría a cambiar su forma de trabajar. Para ello, dispone de integración nativa con a3 y Geyce y trabaja también con despachos que utilizan otros ERP del sector.
De ejecutar cada trámite a supervisar lo que necesita criterio
En muchos despachos, una misma gestión exige entrar en una sede electrónica, descargar información, interpretarla, incorporarla al ERP y comunicar el resultado al cliente. Cuando ese circuito se repite para una cartera completa, la carga operativa se acumula.
Advisorsy plantea automatizar esos recorridos para que los robots realicen las acciones previstas y el equipo intervenga cuando aparece una incidencia o una situación que requiere valoración profesional.
La automatización cambia el papel del equipo: de ejecutar cada paso a supervisar los resultados y resolver las excepciones. El criterio profesional sigue siendo necesario, pero puede concentrarse en los asuntos que lo requieren.
Un funcionamiento basado en tres pasos
El modelo de Advisorsy busca incorporar la automatización a los procesos existentes, aprovechando las herramientas con las que ya trabaja la asesoría.
1. Conexión. El proceso comienza con la conexión de los robots al software de la asesoría y a las sedes electrónicas correspondientes, como las de la Agencia Tributaria y la Seguridad Social. Según explica Advisorsy, los certificados se almacenan cifrados en una bóveda.
2. Ejecución. Una vez configurados, los robots ejecutan las tareas programadas sobre la cartera del despacho, sin que una persona tenga que recordar cada día que debe ponerlos en marcha.
3. Revisión de excepciones. Los profesionales atienden los casos que necesitan criterio, mientras las operaciones previstas siguen su circuito automatizado.
Incapacidades temporales: automatizar una cadena de gestiones
La gestión de incapacidades temporales reúne varias acciones que se repiten en el área laboral. El robot de Advisorsy descarga los partes de baja, informa al cliente, graba los datos en el ERP y comunica los datos económicos a la Seguridad Social.
Su utilidad reside en abordar el proceso completo, reduciendo los pasos manuales entre la recepción de la información y su tratamiento.
De acuerdo con la información facilitada por la compañía, es su robot más utilizado. La experiencia que recoge de Integra4 Asesores ilustra el ahorro de tiempo que puede aportar: el despacho señala que pasó de dedicar diez horas semanales a gestionar incapacidades temporales a emplear diez minutos al día.
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Notificaciones electrónicas: seguimiento de buzones y vencimientos
La consulta de notificaciones de AEAT y DEHú es otra tarea que exige atención constante, especialmente cuando el despacho gestiona numerosos clientes.
El robot de notificaciones electrónicas vigila los buzones de la cartera, clasifica las comunicaciones y calcula los plazos. Además, incorpora un cuadro de mando de vencimientos para facilitar su seguimiento.
La finalidad es reducir el trabajo de consulta y organización, de modo que el equipo pueda centrarse en analizar el contenido y preparar las actuaciones correspondientes. Advisorsy indica que esta solución está incluida en todos sus planes.
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Altas y bajas: desde un Excel o mediante WhatsApp
Para los despachos que tramitan un volumen elevado de movimientos laborales, Advisorsy ofrece la posibilidad de gestionar altas masivas a partir de un archivo Excel.
También permite que el cliente solicite gestiones por WhatsApp mediante una interfaz de inteligencia artificial, disponible las 24 horas y con respuesta en tiempo real, según describe la compañía.
Estas opciones buscan agilizar la recepción y el tratamiento de solicitudes, reduciendo la introducción repetida de datos y facilitando la comunicación entre el cliente y la asesoría.
Más información sobre el robot de altas y bajas
Assistant: documentos y consultas desde un chat
Assistant permite solicitar documentos como ITA, RLC, RNT o certificados desde una conversación, para recibirlos o enviarlos al cliente.
La herramienta también incorpora un modelo especializado para responder dudas. Su planteamiento es reunir en un mismo canal solicitudes habituales que, de otro modo, obligan a acceder a distintas plataformas o interrumpir otras tareas.
Según Advisorsy, Assistant está incluido en todos sus planes.
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Cotización RETA: cálculo, detección de discrepancias y actualización
El robot de cotización RETA está orientado a la gestión de autónomos. Sus funciones incluyen calcular la base de cotización por rendimientos reales, detectar discrepancias y efectuar actualizaciones en la Seguridad Social.
La automatización de estas operaciones busca facilitar el tratamiento de la cartera y ayudar al equipo a identificar los casos que requieren revisión.
Más información sobre el robot de cotización RETA
Integraciones para asesorías con equipo técnico
Además de los robots, Advisorsy pone a disposición de los equipos técnicos las conexiones que utiliza mediante API REST, para incorporarlas a su propio software.
Entre las integraciones que presenta figuran el conector a3 y las API de Seguridad Social, AEAT y Advisorsy. Esta vía permite plantear desarrollos adaptados a las necesidades de cada organización.
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El ahorro empieza por identificar qué se repite
Advisorsy señala que sus robots ejecutan más de 240.000 operaciones al año y sitúa en tres minutos el tiempo medio por operación. Sin embargo, para un despacho, la valoración más útil parte de sus propios procesos: qué tareas repite, con qué frecuencia y cuánto tiempo dedica a ellas.
Por eso, la compañía propone una demostración de 30 minutos y sin compromiso, centrada en la operativa de la asesoría. Durante la sesión se revisan las tareas del equipo, se identifica qué puede automatizarse y se estima el tiempo que podría recuperarse y el retorno de la inversión.
