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  • 18/12/2025

Cómo custodiar el certificado digital de un cliente, de forma segura y legal

Firma Original

Firma Original informa

En muchos entornos profesionales se ha normalizado “tener el certificado a mano” para agilizar trámites.

El problema: esa comodidad puede convertirse en un riesgo serio (para el titular y para el despacho) si no se gestiona con control, autorización y trazabilidad.

La mala praxis habitual

Es frecuente que el certificado del cliente acabe instalado en ordenadores del despacho o guardado en
carpetas compartidas (servidor, nube interna, etc.) a las que accede más personal del estrictamente necesario.

La recomendación general es clara: el titular debería mantener el control y no cederlo.
En la práctica, sin embargo, el despacho suele asumir más responsabilidad de la que le corresponde y el titular menos de la que debería.

Resultado: aumenta la probabilidad de incidentes y la exposición a consecuencias reputacionales, organizativas y legales.


Qué permite hacer un certificado digital

  • Identificarse ante organismos públicos y privados (por ejemplo, entidades financieras).
  • Presentar y tramitar impuestos, subvenciones, licitaciones y gestiones oficiales.
  • Firmar documentos con validez legal (contratos, actas, cuentas, consentimientos, etc.).

¿Qué pasa si no lo usa el titular?

Cuando una persona distinta al titular utiliza el certificado (o se usa en procesos automatizados sin el debido marco),
el riesgo es que se interprete como pérdida de control del certificado, con escenarios que pueden derivar en
conflictos serios.

Riesgo extremo para el titular: operaciones no autorizadas, firmas indeseadas, facturas falsas, actuaciones contrarias al interés del titular, etc.


Riesgos para el despacho

  • Exposición en un ciberataque (certificados expuestos junto con documentación).
  • Accesos indebidos por personal no autorizado o con mala fe.
  • Pérdida o borrado por fallos, cambios técnicos o rotación de equipos.
  • Conflicto con el cliente por uso no consentido o no acreditable.

Además, un incidente puede impactar en la confianza y en obligaciones relacionadas con protección de datos, al tratarse de información identificativa y altamente sensible en la operativa.

La solución: custodia segura y legal (sin perder operativa)

El objetivo es simple: minimizar riesgos para todas las partes sin frenar el trabajo diario.
Para ello, la custodia y uso deben sostenerse sobre tres pilares:

SEGURIDAD + CONTROL

Custodia protegida y acceso limitado solo a personas autorizadas.

LEGALIDAD + AUTORIZACIÓN

Uso expresamente autorizado por el titular, con evidencia verificable.

COMODIDAD + EFICIENCIA

Operativa ágil: activar/desactivar certificados sin instalaciones locales.


Funcionalidades clave en una buena solución

  • Custodia en nube securizada con control de acceso por usuario autorizado.
    Evita pérdidas, borrados y dispersión de copias.
  • Certificados no exportables y sin exposición de claves/contraseñas a usuarios.
    El objetivo es que se utilicen, pero no se “lleven”.
  • Autorización explícita del titular mediante firma electrónica del documento correspondiente,
    almacenado para trazabilidad y auditorías.
  • Operativa idéntica a la habitual para el usuario: lista de certificados autorizados,
    con activación/desactivación sencilla cuando se necesiten.

Conclusión: se puede mantener la eficiencia del despacho sin normalizar prácticas de riesgo.
La clave está en controlar accesos, documentar autorizaciones y conservar evidencias de uso.

Documento base: “Cómo custodiar el certificado digital de un cliente, de forma segura y legal”.

 

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Empresa

Firma Original

Desde Firma Original tenemos el conocimiento y la vocación para darle al Despacho Profesional las soluciones a fin de que utilicen la tecnología, de los certificados digitales y la firma electrónica, con la medida justa a sus requerimientos, y que las soluciones aplicadas cumplan con la legalidad vigente.

Nuestro valor añadido es la confianza del trato directo y personalizado que damos a los clientes

Las soluciones principales de Firma Original para un Despacho Profesional se describen de la siguiente forma:

  • Servicio de Emisión de Certificados Digitales para los clientes del Despacho

Que facilita al Despacho la emisión directa e inmediata de los certificados de sus clientes. Los perfiles son cualificados, y están disponibles los de persona física, de representante legal de todo tipo de entidad, y de sello electrónico.

  • Servicio de Gestión Segura de los Certificados Digitales

Que permite una gestión centralizada, más segura y cómoda de los certificados digitales. Se hace especial énfasis en la legalidad de la solución, respetando los principios de privacidad y control de claves de los certificados.

  • Servicio de Firma Electrónica de documentos digitales

Que ofrece la posibilidad de firmar todos los documentos digitales, eliminando el papel del Despacho, con todas las variantes de la firma electrónica con validez legal.

  • Servicio de Sellado de Tiempo Cualificado

Que permite tener evidencias del momento en que se realiza una firma y que pueden aportarse como prueba en un juicio.

Y se añade el servicio de Gestión de Buzones de Notificaciones a través de un partner.

El objetivo de Firma Original es que todo Despacho pueda obtener los beneficios de adoptar la mejor solución de gestión de certificados digitales y de firma electrónica. Y estamos atentos siempre a los cambios legislativos y culturales que se están produciendo, para adaptar los servicios que corresponda.

info@firmaoriginal.com

Garcilaso 138 Bis Baixos 2
08201 – Sabadell (Barcelona)
Telf.: +34663781917
Telf.: +34629765879

https://www.firmaoriginal.com/
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