La firma digital de documentos, o también firma electrónica, se ha convertido en una herramienta imprescindible en la gestión empresarial moderna. Agiliza procesos, reduce costes y aporta seguridad jurídica a los documentos firmados electrónicamente. Sin embargo, como toda tecnología, no está exenta de riesgos. Y conocerlos es clave para evitarlos y proteger la validez legal de tus contratos, acuerdos o comunicaciones.
1. Confundir “firma digital” con “firma escaneada”
Uno de los errores más frecuentes es creer que una imagen de la firma manuscrita insertada en un PDF tiene el mismo valor jurídico que una firma electrónica avanzada o cualificada. Nada más lejos de la realidad.
Sólo la firma digital de documentos basada en uncertificado cualificado emitido por una autoridad reconocida (como FNMT, Camerfirma, Firmaprofesional, Vintegris) garantiza autenticidad, integridad y no repudioal máximo nivel legal.
Una firma escaneada, en cambio, puede ser fácilmente manipulada y no sirve como prueba sólida ante un conflicto legal, ya que no garantiza la autoría ni la identidad del firmante. Por ejemplo, no podrá ser verificada por un perito calígrafo.
2. Usar certificados caducados o sin control
El certificado digital es como una llave: si está caducada o en manos equivocadas, el riesgo incumplimiento o de fraude es enorme.
No renovar el certificado a tiempo puede llevar a incumplimiento de plazos frente a la Administración, o a tener problemas en el momento de firmar documentos contractuales. La firma realizada con un certificado caducado no es válida jurídicamente. Realmente, si una aplicación de firma digital está bien hecha, no debe aceptar certificados fuera de su vigencia.
Compartir el certificado digital entre varios usuarios (por comodidad o desconocimiento) puede invalidar las firmas realizadas y, en el peor de los casos, comprometer la identidad digital de las personas y de la empresa.Además, si un empleado que ya no pertenece a la organización sigue teniendo acceso al certificado, el riesgo de uso indebido es real.
3. Firmar sin revisar el documento
Parece obvio, pero ocurre más de lo que se cree: firmar sin revisar el contenido exacto del archivo. Al utilizar plataformas automatizadas, a veces se confía en que “todo está correcto”, y se firman documentos de forma masiva sin validación individual. El problema está en que la detección de las no conformidades se dará una vez ya están los documentos firmados, con el problema que puede suponer a nivel operativo y legal.
Una forma de verificar que el contenido de un documento coincide con la versión aprobada, detectando toda mínima modificación posterior —incluso de una sola cláusula que puede cambiar completamente el sentido jurídico del documento – es mediante la comparación del hash o huella digital del archivo original del documento antes de firmar y conservar una copia certificada del documento final.
4. Falta de trazabilidad y evidencia de envío
La firma digital no garantiza que el documento haya sidoenviado, recibido y leído por la otra parte. Sólo garantiza,en su modelo avanzado y cualificado, la autoría de la firma y la integridad del contenido firmado. En procedimientos legales o comerciales, esto puede marcar la diferencia. Por eso, es recomendable complementar la firma digital con servicios de correo electrónico verificado o burofax digital, que certifican la entrega y lectura del mensaje, generando evidencia electrónica válida ante cualquier reclamación.
5. Phishing, suplantación y malware
La digitalización ha traído consigo nuevas formas de fraude. Existen casos en los que ciberdelincuentes imitan portales de firma o envían enlaces falsos que parecen provenir de una entidad de confianza. Es importante recordar que no se deben introducir las credenciales o descargar el supuesto documento, que puede instalarmalware y robar datos confidenciales. La opción que ofrecen los certificados digitales es que permiten que las plataformas presenten sus contenidos firmados electrónicamente, mostrando su autenticidad y confianza. Nunca firmes un documento desde un enlace sospechoso ni introduzcas tu certificado en webs no verificadas.
6. No verificar la validez jurídica de la plataforma de firma, sí de la firma
Aunque según el Reglamento eIDAS (UE 910/2014) las soluciones de firma electrónica no son cualificables, sí lo son las firmas que generan.
Tanto el Reglamento eIDAS como el nuevo Reglamento eIDAS 2 definen los requisitos técnicos y jurídicos para garantizar la validez de las firmas electrónicas en Europa.Firmar con una herramienta no homologada puede dejarte sin cobertura legal ante un litigio. Antes de usar cualquier plataforma, asegúrate de tener el soporte de un prestador cualificado de servicios de confianza.
Conclusión: la firma electrónica, aliada sí, pero con responsabilidad
La firma digital de documentos es una aliada estratégica para la eficiencia y la transformación digital, que requiere gestión, control y conocimiento. Usarla de forma inadecuada puede tener consecuencias jurídicas, económicas y reputacionales graves.
Proteger tu identidad digital, formar a tu equipo y utilizarplataformas seguras y certificadas son pasos esenciales para firmar con confianza. Porque en el entorno digital, la seguridad no se da por sentada: se demuestra.
